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Installation und Update von winprosa  


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Installation und Update von winprosa

 

  1. Übersicht über die Installationsmöglichkeiten
    Einführung / Schnellstart
    Installationsmedien
    Installationsarten
    Mögliche Ordnerstrukturen
    Upgrade "2017"
  2. Installation auf einem Einzel-PC
    Start
    Standardinstallation
    Individualinstallation
    Ordnerhierarchie
    Update-Installation
    Deinstallation
    Bildschirmauflösungen am PC
  3. Installation im Netz
    Installation vom ersten Client aus
    Installation an weiteren Clients
    Einbinden weiterer Benutzer an einem Client
    Netzwerkfähigkeit und paralleles Arbeiten
    Probleme mit MS-CHM-Hilfe-Files im Netz
  4. Programmstart und Systemadministration
    Vorüberlegungen / Datenschutz und Datensicherheit
    winprosa an Taskleiste anheften / auf Desktop verankern
    Vorarbeiten und Systemadministration / Ersterfassung der Lizenzdaten
    Programmaufruf und Benutzerwechsel
    Programm beenden
    Zugriffsprotokoll
      Gültig für Version 2017, 13.12.18     zur Version 2016
  1. Programmpflege / Programm-Updates / Kundendatenbank
    Download / Update
    Fortschreibung der Lizenzdaten
    Internetzugang
    Programmlaufzeit und Lizenzlaufzeit
    Kundendatenbank / Mitarbeiterdaten / Schulprofil
    ServiceLine-Paket
  2. Datensicherung / Archivierung
    Übersicht / Automatische Datensicherungen
    Sicherung der Daten von Hand
    Zurückholen einer Datensicherung
    Archivierung der Zeugnisse
  3. Externe Programmversionen von winprosa
    Schülerversion
    Externe Kurswahlerfassung
    Abiturpaket
  4. Übertragung von winprosa auf einen neuen PC
    Übertragung von winprosa auf einen neuen PC im Verwaltungsnetz
    Übertragung von winprosa auf einen neuen PC außerhalb des Verwaltungsnetzes
    Umzug von winprosa auf einen neuen Server
  5. Problembehandlung / Mehrfachinstallation
    winprosa braucht das Startmenü
    Sichere Mehrfachinstallation
    Behandlung vom Problemfällen
  6. Verfahrensverzeichnis gem. LDSG



 

1. Übersicht über die Installationsmöglichkeiten

Thema überspringen 1.1 Einführung / Schnellstart  1.2 Installationsmedien  1.3 Installationsarten 
1.4 Mögliche Ordnerstrukturen 1.5 Upgrade "2017"

 

  1.1 Einführung / Schnellstart

winprosa läuft unter Windows 7 / Windows 8 / Windows 10 auf Einzel-PCs oder im Netz (Windows-Arbeitsgruppe oder -Domäne). Die Bildschirmauflösung der Clients sollte mindestens 1280 x 1024 Pixel betragen (SXGA, 19").

In der Regel darf winprosa im System nur einmal installiert werden (Sonderfälle siehe 9. Mehrfachinstallation / Problembehandlung). Und auf jedem winprosa-PC sollen MS-Word und MS-Excel installiert sein.

winprosa muss MS-Excel starten können, um in bestimmten Diensten Excel-Mappen beschreiben zu können und muss MS-Word starten können, um z.B. Fachhochschulbescheinigungen erstellen zu können. Ferner benötigt winprosa beim Formulardruck zwingend die nur mit MS-Word ausgelieferte Schriftart Arial Narrow (u.a. für die Abiturzeugnisse).

Bekanntlich müssen alle Schulen gemäß Landesdatenschutzgesetz (LDSG) Verfahrensverzeichnisse der Verarbeitung personenbezogener Daten durch öffentliche Stellen in BW führen (§11 LDSG). Hinweise zur Erstellung des diesbezüglichen winprosa-Verfahrensverzeichnisses finden Sie in 10. Verfahrensverzeichnis gem. Landesdatenschutzgesetz (LDSG)


• Installation durch Dienstleister (im Netzwerk)

Dienstleister finden hier natürlich auch alle Informationen zum Thema. Zusätzlich ist in Kurzanleitung für Dienstleister ein Schnelleinstieg dargestellt.


• Schnellstart (lokal)

Wenn Sie winprosa einfach schnell auf einem bisher winprosa-freien PC lokal und standardisiert installieren wollen, dann starten Sie die Datei setup-p.exe und und klicken im Versionshinweis-Fenster auf  Weiter , dann im Setup-Fenster auf  Standard , dann im Ziellaufwerk-Fenster auf  OK  und zuletzt im Setup-Fenster auf  Setup starten .

Den Link zum Herunterladen der Datei setup-p.exe haben Sie von Fa. cmH erhalten.

Während der Installation werden die winprosa-Programme unter c:\cmh\winprosa\ gespeichert und die Daten unter c:\cmh\wprdaten\. In Ihrem persönlichen Windows-Startmenü ist die Programmgruppe CMH eingerichtet. Lesen Sie nun weiter ab Abschnitt 4 ff, um zu erfahren, wie winprosa konfiguriert wird.


• Angepasste Installation (z.B. im Netz)

Wenn sie winprosa nur updaten wollen, lesen Sie bei 5.1 Download / Update weiter.

Wenn Sie aber eine individualisierte (Netzwerk-)Erstinstallation bevorzugen oder über den Installationsvorgang besser Bescheid wissen wollen, dann lesen Sie auch das direkt Folgende durch.

winprosa ist netzwerkfähig, d.h., bei entsprechender Installation können gleichzeitig mehrere Benutzer mit winprosa arbeiten. Daher ist winprosa für serverbasierte Netzwerkinstallation von einem Windows-Client aus konzipiert. Das Programmpaket kann aber auch auf einem Windows-Einzel-PC (Windows 7, 8.x, 10), also lokal installiert werden, wie eben unter Schnellstart beschrieben wurde.

Das Serverbetriebssystem spielt dabei keine Rolle; der Server muss nur die entsprechenden Verzeichnisse für Vollzugriff von Windows aus zur Verfügung stellen und diese Verzeichnisse müssen von den Clients aus in einer hierarchisch gegliederten Ordnerstruktur mit Laufwerksbuchstaben zu finden sein (also kein UNC).

winprosa erzeugt keine Registry-Einträge; nur im persönlichen Startmenü des bei Windows angemeldeten Benutzers wird die Programm-Gruppe CMH angelegt (s.l. Windows 10; s.r. Windows 7).

Und nur dieser Startmenüeintrag wird von winprosa bei späteren Updatevorgängen ausgewertet.

Die Installation in den Windows-Ordner Programme ist untersagt, da dieser seitens Windows einiger Restriktionen unterliegt.


 

  1.2 Installationsmedien

Es gibt zweierlei Setup-Dateien für winprosa, eine für die Vollversion und eine für die Schülerversion.

  • Die Datei setup-p.exe beinhaltet das komplette Programmpaket. Wird das Programmpaket ohne Lizenzdaten betrieben, läuft es als Demo-Version für max. 16 Schüler.
  • Die Datei setup-s.exe beinhaltet die lizenzfreie Schülerversion des Programmpakets. setup-s.exe ist für den Hausgebrauch der Schüler gedacht und dient deren Kurswahl- und Leistungsüberwachung; die Druckmöglichkeiten sind stark eingeschränkt. Ab Version 2017.xxxxx ist die Schülerversion nur noch von winprosa aus erzeugbar und kann somit nur noch von den Oberstufenberatern zur Verfügung gestellt werden.

So, wie Ihnen Schülernamenslisten ohne Nachnamen nichts nützen dürften, nützen Ihnen Dateinamen ohne Endung nichts. Falls Sie also die Dateinamenserweiterungen (wie z.B. .exe oder .zip) in Ihrem Windows-Explorer nicht sehen können, so ist dies eine Folge der Microsoft-Unsitte, dem Anwender derartige Informationen vorzuenthalten, indem unter Windows 7 im Menüpunkt Extras / Ordneroptionen / Ansicht die Option Dateinamenserweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden üblicherweise aktiviert ist; der Haken gehört also weg! Unter Windows 8/10 ist im Fenster Ansicht die Option Dateinamenerweiterungen inaktiv; hier gehört also ein Haken hin!


 

  1.3 Installationsarten

Wenn Sie die Setupdatei auf einem Einzel-PC von beliebiger Stelle aus starten (z.B. vom Dateiexplorer aus), werden Sie komfortabel durch die Setup-Prozedur geleitet. Details siehe 2. Installation auf einem Einzel-PC (lokal)

Bei Netzwerk-Installation (Server-Installation) muss einmalig von einem (beliebigen) Client aus und dort von beliebiger Stelle aus installiert werden. Auch dabei werden Sie komfortabel durch die Setup-Prozedur geleitet. Details siehe 3. Installation im Netz.
Sie dürfen i.d.R. nicht vom Server aus (also direkt auf dem Server) installieren. Weitere Clients können komfortabel eingebunden werden; dafür bietet winprosa einen speziellen Dienst; Details siehe Installation an weiteren Clients.

Die Setup-Prozedur erkennt dann jeweils automatisch eine alte Vorinstallation von winprosa anhand dessen Startmenü-Eintrags. Eine Netzwerk­installation wird daher ebenfalls automatisch erkannt. Derartige Vor­installationen werden dann "geupdatet".

Die Setup-Prozedur erkennt auch, ob winprosa bei einem Installations-/Update-Versuch (im Netz) bereits läuft und bricht dann ggf. die Installation mit Fehlermeldung ab.

Bei einer Erstinstallation legt die Setup-Prozedur die neuen Programmaufrufe im persönlichen Windows-Startmenü des angemeldeten Users ab und erzeugt eine neue Ordnerstruktur mit zwei Basisverzeichnissen/Ordnern, dem Programm-Ordner winprosa und dem Daten-Ordner wprdaten an den von Ihnen gewünschten Stellen (Details siehe 1.4 Mögliche Ordnerstrukturen).

Sollen mehrere User an einem PC Zugriff auf winprosa haben, muss lediglich dafür gesorgt werden, dass jeder in seinem eigenen Startmenü die winprosa-Aufrufe eingetragen bekommt. Dafür bietet winprosa einen speziellen Dienst; Details siehe Mehrere User am PC.

Bei einer Updateinstallation entnimmt die Setup-Prozedur den Windows-Startmenü-Einträgen den Speicherort von winprosa und aktualisiert dann dort alle Programme und alle Steuerdateien. Dabei bleiben alle alten Strukturen erhalten, es werden keine neuen Verzeichnisse/Ordner erzeugt und auch keine Einträge im Startmenü verändert.

Es ist verboten, bei einer Updateinstallation die vorgegebene Ordnerstruktur abzuändern, denn dabei werden Ihre Daten nicht automatisch "umgebaggert" und die alten Verzeichnisse bleiben erhalten!! Sie erzeugen dabei also lediglich eine Schatten-Version von winprosa ohne Daten.

Wenn Sie die Dateistruktur von winprosa unbedingt ändern wollen, müssen Sie daher (nach einer Datensicherung !) winprosa erst deinstallieren und dann so vorgehen, wie in 8. Übertragung von winprosa auf einen neuen PC beschrieben ist.

Das Startmenü erreichen Sie bis Windows 7 über die Schaltfläche Start links unten in der Taskleiste. Nachdem Sie winprosa installiert haben, finden Sie dort die winprosa-Aufrufe über Alle Programme > CMH > winprosa. In Windows 8.x ist das Startmenü durch die Startseite und die App-Ansicht ersetzt (Details siehe http://www.tilp-wn.de/w81/w81.htm). Erst ab Windows 10 ist das übliche Startmenü wieder verfügbar (Alle Apps > CMH > winprosa).


In den folgenden Abschnitten wird die Installation detailliert beschrieben: in Abschnitt 2 die Einzelplatzinstallation und in Abschnitt 3 die Netzwerkinstallation. Abschnitt 4 beschreibt Programmstart und Systemadministration. Abschnitt 5 befasst sich mit den Update-Möglichkeiten (aber 2017-Upgrade siehe 1.5), Abschnitt 6 mit Datensicherungen und Archivierung und Abschnitt 7 mit der Schülerversion und den anderen externen Programmversionen. In Abschnitt 8 wird der Umzug von winprosa auf einen neuen PC beschrieben und in Abschnitt 9 wird die Problematik der Mehrfachinstallation von winprosa auf einem PC abgehandelt und es werden Tipps zum Troubleshooting gegeben..


 

  1.4 Mögliche Ordnerstrukturen

Prinzipiell benötigt winprosa zwei Basisverzeichnisse, eines für die Programme und eines für die Daten. Bei Erstinstallation macht die Setup-Prozedur daher nach Klick auf  Standard  sinnvolle Verzeichnisvorschläge für alle, die sich nicht mit Ordner- und Laufwerkstrukturen befassen wollen.

In den folgenden Beispielen sind immer diese beiden Basisverzeichnisse zu erkennen. Ferner ist in den Beispielen abzulesen, dass winprosa immer mit Laufwerksbuchstaben arbeitet, nie mit UNC.

Die in den Beispielen dargestellten beiden Basisverzeichnisse werden von winprosa in einer festgelegten unveränderbaren Weise mit Unterordnern und Dateien befüllt (Details siehe 2.4 Ordnerhierarchie). Und nur, wenn diese Verzeichnisstruktur eingehalten wird, steht die ServiceLine kostenlos zur Problembehebung zur Verfügung.


Bis 2014 wurde winprosa mit folgender festen Ordnerstruktur installiert (dabei ist das eine Basisverzeichnis im anderen untergebracht):

  • c:\cmh\winprosa\
  • c:\cmh\winprosa\daten\

Rot sind die nicht änderbaren automatisch erzeugten Verzeichnisse gekennzeichnet, grün die zu Beginn der Prozedur von Hand definierbaren, wobei c:\cmh\ vorgeschlagen/voreingestellt war.


Seit 2015 ist winprosa (mit kleineren Änderungen ab 2017) auch auf die mögliche Trennung von Programm und Anwenderdaten vorbereitet durch

  • feste Vorgabe des Programmverzeichnisses winprosa an beliebigem Ort
  • freie Wahl eines beliebig benannten Datenverzeichnisses (z.B. wprdaten) an beliebigem (anderen) Ort

Dabei werden die folgenden Standardpfade vorgeschlagen, die aber leicht änderbar sind.

  • c:\cmh\winprosa\
  • c:\cmh\wprdaten\

Verwenden Sie als Datenpfad statt dessen z.B. c:\cmh\winprosa\daten, dann installieren Sie so, wie es bis 2014 üblich war, also ohne Trennung von Programm und Daten.


Mögliche Installationsszenarien sind somit:

  1. Neuinstallation (also ohne erkannte Vorinstallation; siehe auch 2. Installation auf einem Einzel-PC (lokal) und 3. Installation im Netz)
    1. ohne Trennung von Programm und Daten
      1. Vorgabe beim Starten mit festen Startverzeichnissen in LW C: ("Start-Standard").
        Details: 2.2 Standardinstallation
        • c:\cmh\winprosa\
        • c:\cmh\wprdaten\
      2. freie Laufwerkswahl, dabei feste Startverzeichnisse im gewählten LW X: ("Standard-Ordner").
        Details: 2.3 Individualinstallation
        X: kann auch ein Netzlaufwerk sein; X: muss existieren, die Ordner werden automatisch angelegt.
        • x:\cmh\winprosa\
        • x:\cmh\wprdaten\
    2. mit Trennung von Programm und Daten, getrennter Programm- und Datenpfad ("Individual-Ordner").
      Details: 2.3 Individualinstallation
      z.B.:
      • p:\ngo\winprosa\
      • s:\svdaten\ngodaten\
      oder auch
      • p:\winprosa\
      • s:\wprdaten\
  2. Updateinstallation (also mit erkannter Vorinstallation; siehe auch 5. Programmpflege/Programm-Updates/Kundendatenbank)
    1. Vorgabe der erkannten Startverzeichnisse, z.B. aus 2014
      • c:\cmh\winprosa\
      • c:\cmh\winprosa\daten\

Achtung: Unter Windows 7, 8.x, 10 müssen Sie den Windows-Standard C:\programme\... vermeiden und stattdessen z.B. D:\ oder C:\SV oder D:\progs usw. verwenden (aber ohne Leerzeichen!).


Vermeiden Sie unbedingt bei Laufwerksnamen/Buchstaben, Benutzerkürzeln und Passwörtern solche Zeichen, die leicht verwechselt werden können. Im Bsp. (s.r.) wird dasselbe "Wort" in 12 üblichen Zeichensätzen dargestellt. Versuchen Sie herauszufinden, wie dieses "Passwort" lautet und stellen Sie sich vor, welches Zeichen als Laufwerkbuchstabe besonders fehlgelesen werden kann.


 

  1.5 Upgrade "2017"


Die Upgrade-Version 2017 wird in in zwei Wellen zur Verfügung gestellt:
1. vor den Weihnachtsferien 2017/18: für Testanwender mit ASV-Anbindung,
2. nach dem Halbjahreswechsel: für alle anderen Anwender.

Die "alte" Version 2016.1201f ist nur noch bis Ende Okt. 2018 einsetzbar. Daher kann sich diese Umstellung über ein halbes Jahr hinziehen und wir müssen bezüglich Dokumentation/Online-Handbuch zweigleisig fahren. Die bis Version 2016.1201f gültigen alten Dokumentationen bleiben mindestens bis zum Herbst 2018 verfügbar.

So gibt es auch zweierlei Aktuelle Tipps, solche für Version 2016.1201f und solche für Version 2017.xxxx.

Die ab Version 2017.xxxx gültigen neuen Dokumentationen sind zusätzlich eingangs der zugehörigen Aktuelllen Tipps V2017 samt jeweiligem Aktualisierungsdatum aufgelistet. Ferner kann bei jeder Dokumentation zwischen den Versionen gewechselt werden.


Das Datenbankmodell von winprosa war in die Jahre gekommen und bedurfte einer Generalüberholung der Datenbankstruktur und einer Modernisierung der Anbindung unserer SVP-Partnerprogramme.

Daher stellen wir seit Ende 2017 ein spezielles Upgrade-Programm setup2017start.exe zum Herunterladen bereit. Dieses Programm installiert die neue Version und baut anschließend die Datenstruktur um. Daher darf es nur einmal gestartet werden

Den Link zum Herunterladen von setup2017start.exe haben seinerzeit alle Schulen von Fa. cmH per Email mitgeteilt bekommen.

Sie müssen ggf. zuerst bestimmte Vorarbeiten erledigen (s.u.). Erst anschließend darf das Upgrade-Programm gestartet werden. Nachher sind die Vorarbeiten nicht mehr möglich.

Sie müssen das Upgrade-Programm ausführen, denn für die üblichen zukünftigen Programm-Updates ist eine umgebaute winprosa-Installation Voraussetzung. Während des Upgradens wird winprosa automatisch mehrfach gestartet und dabei müssen Sie sich einmal als winprosa-Administrator anmelden; Sie sollten also ggf. die Administrator-Zugangsdaten von Anfang an zur Hand haben.

Nach dem Upgraden sind alte Datensicherungen nicht mehr einsetzbar.

Die Vorgängerversion 2016.1201f läuft zwar noch bis 31.10.2018, aber sie wird nicht mehr gepflegt und erweitert. Ihr direkter Download ist daher ab sofort gesperrt. Falls Sie das Abitur 2018 noch mit der alten Version fahren wollen, muss es Version 2016.1201f sein. Wenn Sie die übliche setup-p.exe direkt vom Programm aus herunterladen und starten, erscheint anstelle des Update-Fensters ein Link, über den Sie die Version 2016.1201f herunterladen können. Seit Version 2016.1201e ist auch der Abiturjahrgang 2020 freigeschaltet.

Sie müssen das Upgrade also spätestens bis zum Spätsommer installiert haben. Wenn aber in Version 2016.12f abi­tur­relevante Probleme auftauchen sollten, werden die nur in der neuen Version 2017.xxxx bereinigt. Ggf. müssen Sie also früher "upgraden".

Das für das im Folgenden beschriebene Upgrade-Verfahren benötigte Upgradeprogramm dürfen Sie auf keinen Fall für eine Neuistallation verwenden!


 

A)    Vorarbeiten

Normalerweise ist winprosa auf Ihrem System bereits viele Jahre im Einsatz. Da können sich viele "Dateileichen" angesammelt haben. Also ist das Upgraden ein guter Zeitpunkt, auszukehren.

0.

Für mutige Puristen:
Falls Ihre winprosa-Installation etwas "verworren" sein sollte, wäre jetzt auch eine gute Zeit, eine bereinigte Neuinstallation mit Version 2016.1201f vorzunehmen. Verworrene Installationen sind durchaus stabil, aber meist ist die Ordnerstruktur sehr verschachtelt. Diese dürfen Sie nicht einfach von Hand "umbiegen". Vielmehr können Sie so vorgehen, wie es im Abschnitt 8. Übertragung von winprosa auf einen neuen PC beschrieben ist. Nur wählen Sie jetzt keinen neuen PC, sondern anhand einer Neuinstallation lediglich neue Basisordner; das genaue Vorgehen ist in 9.2 Sichere Mehrfachinstallation ausführlich beschrieben.

In Abschnitt 9.2 wird von der setup-p.exe gesprochen, die darf aber erst nach dem Upgraden verwendet werden. Sie müssen stattdessen ggf. die setup2016.1201f.exe verwenden; die darf nur vor dem Upgraden verwendet werden! Beide Setup-Programme können von den jeweiligen Programmen aus herunter geladen werden und sind dann im Ordner updates oder downloads zu finden (jeweils mit an den Programmnamen angehängtem Datum).

1.

Während des Upgradens werden alle Schüler bis einschl. Abi-Jahr 2009 gelöscht. Das ist weiter nichts besonderes, denn diese Schüler haben Sie u.U. damals in einem eigenen Ordner zusammen mit dem Programm winprosa09.exe gesichert. Wenn nicht, dann sind sie sowieso nicht mehr aufrufbar. Sie können also auf jeden Fall gelöscht werden. Dabei wird aber auch der Jahrgang 0000 geleert. Das ist auch nichts besonderes, denn dort "ruhen" normalerweise nur Karteileichen.

Wenn Sie den Jahrgang 0000 aber als Ablage für geparkte Schüler gebraucht haben sollten, dann ist es höchste Zeit, die noch benötigten in ihre ursprünglichen Jahrgänge zurückzuschieben und dort zu "löschmerkern". Dann sind sie dort versteckt, aber jederzeit wieder reaktivierbar.

2.

Im Dienst Datei > Datenbank > Systemadministration | Benutzerverwaltung sind alle aktiven Benutzer angegeben (s.r.). Durch Löschen einzelner Kürzel können Sie die Liste bereinigen/aktualisieren.

Zu jedem Kürzel gehört ein Benutzerverzeichnis mit gleichem Namen (= Kürzel). Durch Löschen des Kürzels müsste dieses zugehörige Benutzerverzeichnis automatisch auch gelöscht werden. Das klappte in der Vergangenheit nicht immer richtig.

Daher sollten Sie nach Bereinigung der Kürzelliste die Benutzerverzeichnisse im Ordner ...\ arbeit kontrollieren (s.l.). In den Benutzerverzeichnissen ist jeweils eine Datei winprosa.ben abgelegt, sowie ggf. die personalisierten Daten des jeweiligen Benutzers.

Folglich können Sie genau solche Ordner löschen, die den Kürzelnamen eines ehemaligen Oberstufenmitarbeiters haben und mindestens die Datei winprosa.ben beinhalten.



3.

Prüfen Sie, ob die aktuelle Lizenzdatendatei xxx_wprliz.wpr im Verzeichnis arbeit liegt. Laden Sie diese ggf. neu vom Programm aus herunter (siehe auch 5.2 Fortschreibung der Lizenzdaten).

4.

Falls eine Umstellung auf ASV-BW geplant ist, stellen Sie die zugehörigen Zugangsdaten bereit. Sie müssen diese Daten ggf. bei Ihrem EDV-Dienstleister oder bei der IUK Ihres Schulträgers abfragen. Die Umstellung erfolgt getrennt vom Upgrade-Prozess im Anschluss an die Upgrade-Arbeiten. Details zur Umstellung siehe Stammdatenverwaltung > 3.4 Anbindung an ASV-BW


B)    Durchführung des Upgrades "2017"

winprosa darf natürlich während des Upgradens auf keinem PC im Netzwerk laufen!
Wenn Sie "parallel" zum Upgrade einen Serverwechsel planen, dann müssen Sie erst upgraden und dann umziehen oder erst umziehen und dann upgraden. Details zum Serverwechsel siehe 8.3 Umzug von winprosa auf einen neuen Server.

Die im Folgenden genannte Upgradedatei darf nicht für eine Neuinstallation verwendet werden!

Folgen Sie zum Upgraden den grün unterlegten Angaben in diesem Abschnitt B).

Sie können die Upgradedatei setup2017start.exe nicht direkt von der cmH-Homepage herunterladen. Sie haben vielmehr ab 15.07.2018 von Fa. cmH in einer Email einen Link zugesendet bekommen, über den Sie dann diese Upgradedatei herunterladen können. Diese Upgradedatei beinhaltet Version 2018.0713 oder jünger.
Starten Sie diese Upgradedatei (ggf. immer von einem Client aus!).

Ab Windows 8.x wird beim Installieren eventuell gemeldet: Dieser Computer wurde durch Windows geschützt. Dann müssen Sie dort auf Weitere Informationen klicken und anschließend auf Trotzdem ausführen.

Nach dem Start des Upgradeprogramms erhalten Sie die übliche Bildschirmmeldung der "alten" Setup-Prozedur (s.r.), der Sie die vorgefundene Ordnerstruktur entnehmen können.

Und diese Struktur verlangt Laufwerksbuchstaben und kein UNC!

Bekanntlich dürfen Sie hier normalerweise nichts ändern.

Im Bsp. wurde eine "alte" Verzeichnis-Struktur vorgefunden, also eine ohne Trennung von Programm- und Datenordner. Die vorgefundene Struktur wird nachher für den Installationsvorgang verwendet.


Wenn Sie in Zukunft normale Updates installieren, dann bietet die "neue" Setup-Prozedur zusätzlich die Wahl (s.r.), ob Sie Programmaufrufe auch auf dem Desktop einrichten wollen.

Wenn Sie das wünschen, werden auf dem Desktop zwei Icons abgelegt (s.l.).



Nach Klick auf  Setup starten  werden wie üblich die Daten entpackt.
Anschließend müssen Sie winprosa in der gewohnten Weise starten. Es erkennt, dass die Struktur umgebaut werden muss.

Dazu fertigt winprosa zuerst sicherheitshalber eine komplette Sicherung des Urzustands an (s.l.), damit Sie z.B. nach einem Stromausfall während des Umbaus wieder auf den Urzustand zurücksetzen können. Nach Bestätigung startet der automatische Sicherungslauf (s.r.).

Bei Trennung von Programm- und Datenverzeichnis werden hier zwei Verzeichnisse angelegt.

Erst anschließend startet der eigentliche Umbau. Umgebaut wird dabei in mehreren Schritten, wobei hier im Text jeweils nur die wichtigsten angegeben sind (s.u.).

   

Anschließend erhalten Sie folgende Informationen (s.r.u.).
Dort werden Sie aufgefordert, winprosa neu zu starten. Vorher können Sie mittels Zusatzinformationen aufrufen (s.l.u.).

Bei diesem Programmstart müssen Sie sich noch nicht ausweisen. Einige Tabellen werden umgebaut (s.u.). Dabei ist der weitere Ablauf von der Art Ihrer Datenanbindung (Ass, SVP, cmH) abhängig.

   


Bis hierher lief alles ohne Identifikation des Benutzers. Aber ab nun werden persönliche Daten bearbeitet.

Daher beendet sich das Programm selbst und startet automatisch neu, aber nun mit dem üblichen Anmeldefenster (s.r.). Hier müssen Sie sich als winprosa-Administrator einloggen.

Anschließend startet der finale Umbauvorgang (s.u.). Zuletzt erhalten Sie ggf. eine Liste der bearbeiteten Duplikatsätze (Wiederholer). Die Listendetails hängen u.U. von der Partneranbindung ab. Ferner erhalten Sie ggf. eine Liste derjenigen Kalenderdatensätze, die beim Baggern nicht vollständig übertragen werden konnten.

Diese Listen werden automatisch im Verzeichnis ...\winprosa\daten\arbeit\!tmp\ oder ...\wprdaten\arbeit\!tmp\ abgelegt. So können Sie nachträglich überprüfen, ob Sie weitere Daten anpassen müssen:

Wenn z.B. bei den Kalenderdatensäten nicht alle übertragen werden konnten, können Sie diese nachträglich beim entsprechenden Jahrgang aktualisiern. Für "alte" Jahrgänge ist das nur wichtig, wenn Sie für dortige Schüler Zeugnis-Neuausfertigungen drucken wollen.

       


Nach der finalen Statusmeldung beendet sich winprosa selbst (s.r.).

Damit ist der Upgradeprozess abgeschlossen.


Aber eine Arbeit bleibt noch auszuführen. Nach dem nächsten, also dem ersten regulären Programmstart werden Sie als erstes aufgefordert, die Fach-, Konfessions- und Profiltabelle zu korrigieren (s.u.).

Sie können hier offensichtlich falsche Einträge löschen. Vergessen Sie nicht, die Listen zu speichern, falls Sie Änderungen vorgenommen hatten. Zur Kontrolle können Sie die neuen Listen hier wieder laden.

Nach Klick auf  fertig  steht winprosa zur normalen Arbeit zur Verfügung.

Bis hier haben Sie mit Version 2018.0713 (oder jünger) gearbeitet. Aber je nach dem, wann Sie "geupgradet" haben, ist das Programm bereits weiterentwickelt worden. Sie sollten also beim nächsten Start nach Updates suchen (Dienst Datei > Neues im Internet).


C)    Umstellung und Partnerprogramm

Wenn Sie mit Stammdatenanbindung an ASS, Atlantis oder SVP-BW arbeiten und diese Abindung beibehalten wollen, ist zunächst nichts zu tun. Sie müssen lediglich die Referenztabellen im Dienst Extras > Fächer und Kurse > SVP-Referenztabellen überprüfen (Info s.u.).

Aber die neue Stammdatenverwaltung bietet zusätzliche Möglichkeiten. Details lesen Sie in Stammdatenverwaltung > 3. Datenanbindung u. -Übernahme.

Wenn Sie mit ASV-BW arbeiten wollen, müssen Sie den Zugang zur ASV-Datenbank freischalten. Auch das ist im o.g. Abschnitt 3. Datenanbindung u. -Übernahme beschrieben.


D)    Datensicherungen und Troubleshooting

Weiter oben wurde bereits erwähnt, dass die alten Datensicherungen nach dem Upgrade nicht mehr von winprosa verarbeitet werden können. Da das Programm aber i.d.R. bei jedem Start eine Datensicherung anlegt, ist das kein Problem. In 6. Datensicherung / Archivierung wird der überarbeitete Dienst beschrieben.

Außerdem wurde vor dem Upgraden Ihre alte winprosa-Struktur samt Inhalt komplett gesichert, so dass Sie nötigenfalls auf den alten Zustand zurücksetzen können, um neu zu upgraden.


Ende der Upgrade-Beschreibung.


Inhalt




 

2. Installation auf einem Einzel-PC (lokal)

Thema überspringen 2.1 Start  2.2 Standardinstallation  2.3 Individualinstallation  2.4 Ordnerhierarchie 
2.5 Update-Installation 2.6 Deinstallation 2.7 Bildschirmauflösungen am PC

 

  2.1 Start

Um winprosa zu installieren oder zu bedienen, müssen Sie kein Windows-Administrator sein, aber winprosa benötigt später winprosa-Administratoren, wie in Abschnitt 4 erklärt wird.

Beim Start des Setupprogramms setup-p.exe (z.B. vom Windows-Explorer aus) müssen Sie u.U. eine Sicherheits­warnung mittels Klick auf Ausführen (o.ä.) bestätigen. Ab Windows 8.x ff siehe Windows 8.1.1: Installation von win­prosa / Umstellung leichtgemacht.

Den Link zum Herunterladen der Datei setup-p.exe haben Sie von Fa. cmH erhalten.

Im folgenden ersten Installationsfenster klicken Sie auf die Schaltfläche  Installieren  (s.r.).


Im nächsten Fenster erhalten Sie einige Statusinformationen (s.r.). Klicken Sie dort auf  Weiter .




Als nächstes öffnet sich das Setup-Fenster (s.r.u.). Aber bevor Sie dieses bedienen, ein Hinweis auf die winprosa-Basisverzeichnisse:

Die Setup-Prozedur erzeugt für winprosa zwei Basisverzeichnisse, eines für die Programme und eines für die Daten (siehe auch 1.4 Mögliche Ordnerstrukturen). Im Programm-Basisverzeichnis legt die Prozedur den fest benannten Programmordner winprosa an und im Daten-Basisverzeichnis einen Datenordner, z.B. wprdaten.

Vorgegeben ist seit 2015 als Standard das gemeinsame Basisverzeichnis cmh im Laufwerk c:, somit also als Programmpfad c:\cmh\winprosa und als Datenpfad c:\cmh\wprdaten.

Bis Windows XP lauteten die Standard-Pfade c:\programme\cmh\winprosa und c:\programme\cmh\winprosa\daten\ und ab Windows Vista c:\cmh\winprosa und c:\cmh\winprosa\daten\. D.h., Programm und Daten befanden sich i.d.R. im selben Ordner winprosa. winprosa benötigt mittlerweile Windows 7 oder jünger!

Sie können neben der Standardinstallation auch eine Individualinstallation wählen. Bevor Sie die Setup-Prozedur starten, lesen Sie daher bitte erst in den folgenden beiden Abschnitten 2.2 und 2.3 nach, wie die Standardinstallation und die Individualinstallation ablaufen und was sie bedeuten.



 

  2.2 Standardinstallation

Start-Standard:

Da eine Neuinstallation durchgeführt wird, kennt die Setup-Prozedur keine "alten" Basisverzeichnisse. Im Setup-Fenster sind daher die grauen Zeilen noch leer (s.r.).

Wären hier schon Einträge vorhanden, läge keine Neu-, sondern eine Updateinstallation vor, siehe 2.5 Update-Installation

Wenn Sie den oben genannten Standard verwenden wollen, klicken Sie im Setup-Fenster auf  Standard  ...


... und wählen im neuen Ziellaufwerk-Fenster das Laufwerk C: aus. Dadurch werden von der Prozedur unten automatisch fürs Laufwerk C: ergänzte Basispfade eingetragen, im Bild blau umrahmt (s.r.). Klicken Sie auf  OK .


Die Pfade werden automatisch ins Setup-Fenster übernommen; klicken Sie dort auf  Setup starten .

Dadurch werden Programme und Daten von winprosa in den vorgegebenen Ordnern installiert; die Programmaufrufe werden im persönlichen Windows-Startmenü des gerade angemeldeten Users in der Programmgruppe CMH eingetragen.

Sie können zusätzlich wählen, ob die Programmaufrufe auch auf dem Desktop eingerichtet werden sollen (im Bild grün markiert).

Diese Installationsart entspricht dem Start-Standard aus Abschnitt 1.4.


Vom gesamten Installationsablauf wird ein Installationsprotokoll angefertigt (s.r.u.) und zur Anzeige angeboten (s.l.). Nach Anklicken des Bildes wird ein Bsp. des vollständigen Protokolls angezeigt.

Dem Installationsprotokoll entnehmen Sie in Block 1 den Aktualisierungsgrad des Updates, in Block 2 die Zielverzeichnisse und in Block 3 die Erstellung der Startmenüeinträge.

Zuletzt werden alle Fenster automatisch geschlossen.





Sollen mehrere User an einem PC Zugriff auf winprosa haben, muss lediglich dafür gesorgt werden, dass jeder in seinem eigenen Startmenü die winprosa-Aufrufe eingetragen bekommt. Dafür bietet winprosa einen speziellen Dienst; Details siehe Mehrere User am PC.



 

  2.3 Individualinstallation

Standard-Ordner:

Sie können aber auch jedes beliebige andere Laufwerk auswählen, wenn Sie im Setup-Fenster oben auf  Standard  klicken.

Im Zielordner-Fenster (s.r.) wählen Sie dann lediglich ein Laufwerk aus (z.B. G:); die Setup-Prozedur ergänzt die Standard-Ordner für Programmpfad und Datenpfad. Dies entspricht der Standard-Ordner-Struktur aus Abschnitt 1.4.

Nach Klick auf  OK  werden die Pfade ins Setup-Fenster übernommen; nach dortigem Klick auf  Setup starten  wird die Installation gestartet, wie in Abschnitt 2.2 beschrieben.


Individual-Ordner:

Sie können den Programmpfad und den Datenpfad auch völlig getrennt definieren. Dies entspricht der Individual-Ordner-Struktur aus Abschnitt 1.4. Klicken Sie also im Setup-Fenster in der Programmpfad-Zeile (Programm-Basisverzeichnis) auf und wählen Sie im üblichen Windows-Ordner-Dialog links das gewünschte Laufwerk aus (s.l.u). Wählen Sie dann rechts einen existierenden Ordner aus (s.m.u.) oder klicken ober auf  Neuer Ordner  (s.r.u.) und tragen dann im Eingabefeld  Neuer Ordner  den gewünschten Ordner-Namen ein.

Mittels  Ordner auswählen  gelangen Sie zurück zum Setup-Fenster. Dort müssen Sie den Vorgang in der Datenpfad-Zeile wiederholen und damit ein Daten-Basisverzeichnis einrichten.

Im Beispiel wurden für Programm und Daten zusammen G: und NGO gewählt. Beachten Sie dabei, dass im Ordner NGO automatisch der Programmordner winprosa und zusätzlich der Datenordner wprdaten angelegt werden.

Dann klicken Sie auf den Schalter  Setup starten  und starten damit die Installation analog zu Abschnitt 2.2.

Vermeiden Sie unbedingt bei Laufwerksnamen/Buchstaben, Benutzerkürzeln und Passwörtern solche Zeichen, die leicht verwechselt werden können. Im Bsp. (s.r.) wird dasselbe "Wort" in 12 Zeichensätzen dargestellt.


 

  2.4 Ordnerhierarchie

In den folgenden Fenstern sind zwei typische Ordnerstrukturen mit den beiden Basisordnern dargestellt, links die mit Trennung von Programm- und Datenordner (ab 2015), rechts die übliche (aber nicht zwingende) alte Struktur, bei der die Daten normalerweise in Unterordnern bei den Programmen abgelegt sind (grau umrahmt).

Der  blau  unterlegte Ordner winprosa wird von der Setup-Prozedur automatisch an der vom Anwender frei gewählten Stelle im Ordnersystem angelegt; nur der Name ist fest vorgegeben.

Der  grau  unterlegte Ordner links kann beliebig benannt und beliebig positioniert werden.

Je nach dem, welche Dienste in winprosa genutzt werden, können dort noch weitere Unterordner hinzukommen.

Im Abschnitt 1.4 Mögliche Ordnerstrukturen sind weitere Details zur Ordnerstruktur zu finden.


Achtung: Unter Windows Vista, 7, 8.x, 10 müssen Sie den Windows-Standard C:\programme\... vermeiden und stattdessen z.B. D:\ oder C:\SV oder D:\progs usw. verwenden (aber ohne Leerzeichen!).



 

  2.5 Update-Installation

Im Folgenden wird eine windows-typische Erstinstallation von winprosa vorausgesetzt, also eine mit den entsprechenden Startmenüeinträgen und den beiden Basisverzeichnissen. Das ist Pflicht.

Achtung:
Manche IT-Dienstleister legen aber "Spezial-Links" auf den Desktop ab (z.B. für Novell-ZENworks), von denen aus winprosa ganz normal gestartet werden kann. Dann scheitert aber jeglicher automatisierte Update-Versuch, wenn der Dienstleister nicht zusätzlich für den windowstypischen Startmenüeintrag für winprosa gesorgt hat. Das entspricht dann nicht den winprosa-Vertragsvereinbarungen mit der Konsequenz, dass unsere Service-Line nicht mehr zuständig ist.

Wenn winprosa bereits installiert war, findet die Setup-Prozedur im Startmenü (und nur dort) die notwendigen Informationen und bietet im Fenster automatisch die richtigen Ordner an. Klicken Sie einfach auf den Schalter  Setup starten  (ohne die Verzeichnisse zu ändern!!). Die neue Programmversion wird ohne Gefahr für Ihre Benutzerdaten an die richtige Stelle installiert/'geupdatet'. Details siehe 5. Programmpflege / Programm-Updates / Kundendatenbank.

Wenn Sie hier Verzeichniseinträge ändern würden, gingen Ihre Daten u.U. verloren, denn Sie würden versehentlich eine Mehrfachinstallation anstoßen. Detail hierzu siehe 9. Mehrfachinstallation / Problembehandlung.


 

  2.6 Deinstallation

Wenn Sie winprosa auf einem Client deinstallieren wollen, genügt es, im Startmenü die Programmgruppe CMH zu löschen.

Wenn Sie winprosa auf einem Einzel-PC entfernen wollen, müssen Sie zusätzlich den gleichnamigen Programm-Ordner winprosa und den Daten-Ordner z.B. wprdaten jeweils samt allen Unterordnern löschen.

Wenn Sie winprosa von einem Server entfernen wollen, müssen Sie nur den gleichnamigen Programm-Ordner winprosa und den Daten-Ordner z.B. wprdaten jeweils samt allen Unterordnern löschen.

Falls Sie einen Verwaltungs-PC außer Betrieb nehmen, genügt es natürlich nicht, die Verwaltungsdaten auf der Festplatte einfach zu löschen. Sie müssen vielmehr "Schredder"-Programme einsetzen!


 

  2.7 Bildschirmauflösungen am PC

Sie sollten das Programmfenster von winprosa mindestens auf 1280 x 800 Pixel aufziehen, um bequem arbeiten zu können. Ihr Monitor sollte also mindestens SXGA-Auflösung bieten (1280 x 1024 Pixel, typisch für 19"-Monitore). Einige Hauptfenster sind deutlich größer, weshalb sogar HD-Auflösung (1920 x 1080 Pixel) empfehlenswert ist.

Wichtig für bequemes Arbeiten am PC ist aber die effektive Auflösung Ihres Monitors. Ihre effektive beträgt gerade   Pixel  (zur Anzeige muss Javascript im Browser zugelassen sein). Details siehe auch Bildschirmauflösung und Bildschärfe

Größe und Qualität von Bildschirmdarstellungen werden durch einige Hardware-Paramerer der Geräte und einige Software-Parameter von Windows und der Programme bestimmt.

  • Jeder PC wird mit einer Grafikkarte ausgeliefert, die letztendlich bestimmt, welche Bildschirmauflösungen an diesem PC möglich sind.
  • Jeder Flachbild-Monitor hat eine native (physikalische) Bildschirmauflösung, das ist schlicht das Pixelraster des Monitors.
  • Die eingestellte Auflösung der Grafikkarte sollte immer mit der nativen Auflösung des Monitors übereinstimmen.
  • Beim Anschluß eines (neuen) Monitors erkennt Windows diesen i.d.R. automatisch und stellt dessen native Auflösung im Grafikkartentreiber des PCs ein.
  • Zusätzlich kann in Windows ein Vergrößerungsfaktor eingestellt werden (100%, 125%, 150%, 175%), der zusammen mit der eingestellten Auflösung die effektive Auflösung bestimmt. Dieser Vergrößerungsfaktor wirkt aber erst ab Windows 10 linear auf alle angezeigten Elemente.
  • Die effektive Auflösung hat nichts zu tun mit der in manchen Programmen möglichen Zoom-Funktion zur Vergrößerung der Fensterinhalte.

In Windows 10 können Sie das Menü Anzeige anpassen aufrufen (s.r.):

  1. Über Einstellungen > System > Bildschirm > erweitere Anzeigeeinstellungen ist die Auflösung einstellbar.
  2. Aber eine Ebene oberhalb ist der Dienst Größe von Text, Apps und anderen Elementen ändern aufgeführt. Dort wird der Vergrößerungsfaktor eingestellt.
  3. Und eine Ebene unterhalb ist bei Verwandte Einstellungen der Dienst Erweiterte Größenänderung für Text und weitere Elemente aufgeführt. Dort kann die Größe ausgewählter Elemente geändert werden.

Am schnellsten erreichen Sie diese Einstellungen über das Kontextmenü des Desktops (s.r.)

(1) wird nur gebraucht, wenn der Monitor nicht automatisch erkannt wird. (3) wird in der Regel nicht verwendet.

Aber (2) bietet Hilfe, wenn ein hochauflösender Monitor mit kleiner Diagonale zum Einsatz kommt. So gibt es z.B. Full-HD-Monitore (1920 x 1080 Pixel) in Größen von 5" (Smartphone) über 13" (Notebook) bis zu 24" (Desktop-PC).

Das Programmfenster von winprosa (1280 x 800 Pixel) füllt den Full-HD-Monitor der Breite nach nur zu 2/3 aus. Auf dem Notebook wirkt diese Darstellung dann etwas klein. Stellen Sie in (2) auf 125% bzw. 150% Größe ein, dann wird das Programmfenster auf 1600 bzw. 1920 Pixel Breite vergrößert und füllt letztlich den ganzen Bildschirm.

Oder anders herum ausgedrückt: wird die Darstellung auf einem Full-HD-Monitor (1920 x 1080 px) auf 125% bzw. 150% vergrößert, dann sinkt die effektive Auflösung auf 1536 x 864 px bzw. 1280 x 720 px.

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3. Installation im Netz

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• Installation vom ersten Client aus

Die Netzwerkinstallation geschieht analog zur Einzelplatzinstallation, nur dass nun "ferne" Laufwerke verwendet werden, was im Folgenden beschrieben wird. Das weitere Vorgehen ist daher bereits in Abschnitt 2.1 Start und 2.3 Individualinstallation dargestellt worden. Wer mit Benutzerprofilen experimentiert, sollte unbedingt Abschnitt 9.1 winprosa braucht das Startmenü genau beachten. Und für Dienstleister ist in Kurzanleitung für Dienstleister ein Schnelleinstieg dargestellt. Aber natürlich finden diese auch hier alle Informationen zum Thema.

Natürlich könnte winprosa auf mehreren PCs lokal installiert werden und ein für alle PCs gleicher Zugriff auf die "fernen" Daten eingerichtet werden (wie z.B. in SVP-BW). Aber von dieser Installationsart raten wir dringend ab, da dies keine echte Netzwerkinstallation ist: die regelmäßigen Updates müssten zeitgleich an jedem einzelnen PC eingespielt werden, damit nicht an verschiedenen PCs z.B. unterschiedliche Rechtsverordnungen gelten oder unterschiedliche Codierungen angewendet würden.

Wenn Sie winprosa im Netzwerk installieren wollen, müssen Sie das von einem (beliebigen) Client aus tun. Sie wählen dort als Ziellaufwerk lediglich ein (fernes) Netzwerklaufwerk anstelle eines lokalen Laufwerks aus. Sie installieren also nicht vom Server aus!

Vielleicht haben Sie winprosa erst auf einem Einzel-PC im Einsatz gehabt und stellen nun auf Netzbetrieb um. Dann genügt es, eine Datensicherung vom Einzel-PC in die Netzwerk-Installation einzuspielen. Es ist dabei durchaus sinnvoll, diesen Einzel-PC als Client ins Netz zu integrieren, um von dort aus zu installieren und anschließend die Datensicherung zu übertragen. Dabei müssen Sie nur darauf achten, dass Sie nicht versehentlich eine Mehrfachinstallation erzeugen (im schlimmsten Fall mit geschachtelter Struktur).

Benennen Sie also die lokale Ordnerstruktur nach Erstellung der Datensicherungen und vor Installation im Netz um, z.B. cmh → cmh-lok .


Angenommen, Sie installieren vom Client "Vize" aus und auf dem Server "Knecht" ist ein Ordner SV für die Schulverwaltungsprogramme vorgesehen. Dann muss dieser Ordner auf dem Server zum Lesen und Schreiben freigegeben sein.

Verwenden Sie hier der Übersichtlichkeit halber nicht den Namen winprosa. Der ist bekanntlich später dem Programm-Basisverzeichnis vorbehalten.

Auf dem Client Vize müssen Sie diesen freigegebenen Schulverwaltungsordner mit einem bisher unbenützten Laufwerksbuchstaben (z.B. P:) verbinden. Derselbe Laufwerksbuchstabe muss auch an allen anderen Clients als noch unbenützt verfügbar sein. Verwenden Sie kein UNC.

Dazu aktivieren Sie z.B. im Windowsexplorer den Ordner SV (Netzwerk > Knecht > SV) und wählen dann unter Windows 7 und 8 im Kontextmenü (Rechtsklick auf SV) den Dienst Netzlaufwerk verbinden (s.r.). Unter Windows 10 wählen Sie in der Multifunktionsleiste (weit genug aufziehen!) den Dienst Einfacher Zugriff > Als Laufwerk zuordnen. Im neuen Fenster (s.l.o.) wählen Sie P: aus.

Nun starten Sie auf "Vize" das winprosa-Setupprogramm, wie in Abschnitt 2.3 Individualinstallation beschrieben und wählen als Ziellaufwerk das Laufwerk P: aus.

Es wird selbstverständlich vorausgesetzt, dass ein echter Server zum Einsatz kommt, der rund um die Uhr laufen kann, nicht aber ein normaler Büro-PC, der zugleich Client ist (wie z.B. der Sekretariats-PC). Beim Büro-PC besteht nämlich die Gefahr, dass die Schulverwaltungsprogramme dort normal installiert sind, also schlimmstenfalls im Laufwerk C:.
C: gibt es aber auf allen anderen Clients auch, es besteht also eine Laufwerknamen-Kollision zwischen den lokalen Verzeichnissen und dem Serververzeichnis.

Wenn unbedingt auf einem "Client-Server" "Netzverzeichnisse" eingerichtet werden sollen, müssen diese auch dort mit dem gleichen Laufwerksbuchstaben verknüpft sein (also z.B. P:) und die Programme müssen unter diesem aufgerufen werden, wie auf den regulären Clients. Dann stehen die Namen am Anfang des Alphabets (A:, B:, C:, D:, ...) nicht zur Verfügung; besser sind P:, Q:, R:, ... . Und der Vollständigkeit halber: das CD/DVD-Laufwerk sollte immer als Z: "gemountet" sein, damit sich dessen LW-Name nie mehr dynamisch ändern kann.


Vermeiden Sie unbedingt bei Laufwerksnamen/Buchstaben, Benutzerkürzeln und Passwörtern solche Zeichen, die leicht verwechselt werden können. Im Bsp. (s.r.) wird dasselbe "Wort" in 12 Zeichensätzen dargestellt. Dort kommen nur die Zeichen  01 oO iI lL  vor; aber welches stellt was dar?


• Installation an weiteren Clients

Nach Abschluss der Installation ist winprosa am aktuellen Client einsatzbereit (Aufruf über den Programmordner CMH\winprosa im Startmenü) und Sie erhalten eine Meldung, die Ihnen sagt, dass Sie an jedem weiteren Client, an dem winprosa eingesetzt werden darf, jetzt noch das Programm P:\...\winprosa\setup\csetup.exe starten müssen.

Daher müssen Sie auf jedem Client zuvor den freigegebenen Schulverwaltungsordner mit dem gleichen Laufwerksbuchstaben (im Bsp. also P:) verbinden.

Durch den Start von csetup.exe wird auf jedem Client lediglich der Programmordner CMH\winprosa im Startmenü des angemeldeten Benutzers eingerichtet, über den dieser ab sofort winprosa aufrufen kann.

Auf die gleiche Weise können Sie später jederzeit weitere Clients einbinden und zu winprosa-PCs machen.

Wenn Sie später winprosa starten, werden Programm und Daten immer vom Server geholt. Auf keinem Client werden Daten abgelegt. Nur der Programmordner CMH\winprosa im Startmenü kennzeichnet einen Client als winprosa-PC.

Da sich die Aufrufe der einzelnen Netzwerkoptionen in den Windows-Versionen zum Teil erheblich unterscheiden, sollten Sie ggf. Ihren Netzwerkbetreuer um Hilfe bitten.

Details zur Netzwerktechnik unter Windows siehe Bedienung von Windows 10 > 10. Netzwerk.


• Einbinden weiterer Benutzer an einem Client

Sollen mehrere User mit eigenen Benutzerkonten an einem Client Zugriff auf winprosa erhalten, muss lediglich dafür gesorgt werden, dass jeder in seinem eigenen Startmenü die winprosa-Aufrufe eingetragen bekommt. Dafür wird auch csetup.exe verwendet; Details siehe Mehrere User am PC.


• Netzwerkfähigkeit und paralleles Arbeiten

Nach einer Netzinstallation können viele Dienste parallel, also gleichzeitig, an verschiedenen PCs erledigt werden. Aber das kann nicht für alle Dienste und alle Dienstkombinationen gelten. Manches erkennt winprosa eigenständig, manches müssen die Anwender selber beachten.

In der Regel ist das kein Problem, denn ein Gymnasium ist nicht in so viele Abteilungen gegliedert, dass deren Mitarbeiter aneinander vorbei planen werden.

- Einzelne Dienste

Trotzdem sollte man sich klarmachen, was geht und was nicht. Beispiele sind:

Prominenteste Beispiele für parallelisierbare Einzel-Dienste sind die von den Schülern einer Klasse "gleichzeitig" durchgeführten Kurswahlerfassungen im Informatik-Raum oder die dort "gleichzeitg" stattfindenden Beratungen zur mündlichen Prüfung.

Manche andere Dienste können aus logischen Gründen nicht parallel an mehreren PCs gleichzeitig laufen. Prominenteste Beispiele hierfür sind die Parallelkursverplanung/Schienenbildung und die div. Prüfungsplanarbeiten.

Damit die Parallelkursverplanung/Schienenbildung geschmeidig erfolgen kann, müssen die Kursbelegungsdaten aller Schüler des aktuellen Jahrgangs im Arbeitsspeicher des PCs gleichzeitig zur Verfügung stehen. Und die werden dann erst beim Beenden des Dienstes auf der Festplatte aktualisiert.

Wenn nun an PC 1 die Parallelkursverarbeitung in winprosa gestartet wird und dann an PC 2 mittels Parallelkursverarbeitung in winprosa im selben Jahrgang Parallelkurszuweisungen geändert werden, weiß PC 1 nichts von diesen Änderungen; dort sind also noch die "alten" Verhältnisse bekannt.

Wird nun der Dienst an PC 2 beendet, werden von dort die Neuerungen auf die Festplatte gespeichert. Wird anschließend dieser Dienst an PC 1 beendet, dann wird dort der "alte" Stand auf Festplatte gespeichert und damit die eben durchgeführte Arbeit von PC 2 gelöscht.

- Dienstkombinationen

Eigentlich sagt auch hier der gesunde Menschenverstand, was geht und was nicht. Beispiele sind:

Wenn an einem PC gerade der Fachkanon eines Jahrgangs bearbeitet wird, ist es sinnlos, gleichzeitig an einem anderen PC für diesen Jahrgang Kurswahlen zu erfassen. Aber die Personalien von Koop-Schülern können dort sehr wohl erfasst werden.

Wenn an einem PC gerade Kurswahlen eines Jahrgangs erfasst werden, ist es sinnlos, gleichzeitig an einem anderen PC eben diesen Jahrgang auszählen zu wollen. Aber die Kurslehrerzuweisung für einen anderen Jahrgang ist sehr wohl möglich.


 

• Probleme mit MS-CHM-Hilfe-Files im Netz

winprosa bietet direkten Zugriff auf die Abiturverordnung Gymnasien der Normalform - NGVO. Dazu wird eine lokale Kopie der NGVO bei Programminstallation ausgeliefert. Diese NGVO liegt im MS-CHM-Format vor.

Dieses Format ist von Microsoft bereits für Windows 98 eingeführt worden (CHM = Compiled HTML Help = Compiled Help Module). Seit Windows Vista hat das CHM-Format das alte Hlp-Format (aus Windows-3.1-Zeiten) verpflichtend abgelöst. Daher musste auch in winprosa auf das CHM-Format umgestellt werden. CHM-Dateien setzen den MS Internet Explorer (ab 4.0) voraus.

Aber Windows ist aus Sicherheitsgründen nur bereit, lokale CHM-Files zu öffnen, nicht aber solche, die auf fernen Servern abgelegt sind. Dies ist aber logischerweise bei winprosa-Netzwerk-Installationen der Fall mit der Folge, dass sich dort Hilfe-Files gar nicht oder nur halb öffnen lassen.

Im Web sind viele Tipps zu finden; leider beziehen sich die meisten auf Windows 7, sind also für Windows 8 und 10 nicht zu gebrauchen

Aber bei FastHelp: CHM Files not displaying correctly on Networks ist ein Tipp zur Lösung auch für Windows 8 und 10 angegeben:

  • Please download this zip file containing a reg file: http://www.Fast-Help.com/download/misc/ChmFileFix.zip
  • If you want to apply this fix, open the zip file and double-click the reg file and the setting will be added to your Registry.
  • This needs to be done on each workstation that access CHM files on the server.

Man muss also die Registry patchen (auf eigene Verantwortung!!). Aber nachdem wir von mutigen Anwendern positive Rückmeldung erhalten hatten, haben wir selber testhalber den Registry-Eintrag erfolgreich manipuliert (s.r.) und können nun CHM-Files vom Server aufrufen.


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4. Programmstart und Systemadministration

Thema überspringen 4.1 Vorüberlegungen / Datenschutz und Datensicherheit  4.2 winprosa an Taskleiste / Desktop anheften
4.3 Vorarbeiten und Systemadministration / Ersterfassung der Lizenzdaten 
4.4 Programmaufruf und Benutzerwechsel 4.5 Programm beenden 4.6 Zugriffsprotokoll

 

  4.1 Vorüberlegungen / Datenschutz und Datensicherheit

• Grundeinstellungen

Beim ersten Programmstart müssen Sie

  • die beiden winprosa-Administratoren und die weiteren winprosa-Benutzer anlegen (nicht zu verwechseln mit Windows-Administratoren)
  • die Lizenzdaten einlesen
  • die Schülerstammdaten-Verarbeitung festlegen

  • (Datensicherungsparameter festlegen)
  • (den Schulnamen für Formulare gestalten)
  • (weiteren Usern eines gemeinsamen PCs den Zugriff auf winprosa einrichten; s.u.)
  • (weitere Clients einrichten; s.o.)
In Klammern stehende Aufgaben können auch später erledigt werden.

Die winprosa-Datenbank wird mittels eines neunziffrigen Verschlüsselungscodes chiffriert, den jede Schule selbst festlegen muss. Dadurch können auch in städtischen Netzen die Daten der Nachbarschulen nicht eingesehen werden.

Jeder Benutzer muss sich mit Benutzerkürzel und Passwort ausweisen, wobei nur mindestens sechsstellige Kombinationen aus Buchstaben und Ziffern zulässig sind. Über die angemeldeten Benutzer führt winprosa im Zugriffsprotokoll Buch, einsehbar im Dienst Datei > Datenbank > Zugriffsprotokoll (s. 4.6 Zugriffsprotokoll).

Wenn ein Benutzer dreimal ein falsches Passwort eingibt (ohne Zeitschranke!), wird er dauerhaft gesperrt. Dann muss ihn ein winprosa-Administrator neu anlegen. Da jeder Administrator sich genauso aussperren kann, müssen zur Sicherheit zwei Admins angelegt sein.

Wenn der Administrator einen neuen Benutzer anlegt, weist winprosa diesem ein zufälliges Initialpasswort zu, welches dem Benutzer samt Benutzerkürzel (Anmeldename) mitgeteilt werden muss. Diese Passwort ist nur für die erste Anmeldung gültig. Daher wird der Benutzer durch winprosa sofort aufgefordert, sein "richtiges" Passwort zu definieren. Dadurch kennt niemand das Passwort eines anderen. Jedes Passwort verfällt nach einer (einstellbaren) Anzahl von Tagen und muss vom jeweiligen Benutzer durch ein neues ersetzt werden.

I.d.R. führt winprosa bei jedem Programmstart eine automatische Datensicherung durch. Dadurch wird sichergestellt, dass man im Falle einer krassen Fehlbedienung (z.B. versehentliches Löschen eines Schülers) immer sicher zu einem Ausgangszustand zurück kehren kann. Zu jedem Verarbeitungszeitpunkt können weitere Sicherungsläufe gestartet werden. Detais siehe 6. Datensicherung / Archivierung

 

• Mehrere User am PC

Die winprosa-Programm­auf­rufe wurden bekanntlich während der Installation im persönlichen Windows-Startmenü des angemeldeten Users eingetragen.

Sollen auf dem gleichen PC auch andere User mit eigenen Benutzerkonten Zugriff auf winprosa erhalten, müssen diese Programmaufrufe auch in deren persönlichen Startmenüs eingetragen werden. Dazu muss jeder User die Datei ...\winprosa\setup\csetup.exe starten. Dort kann der User ggf. auch Programmlinks auf dem Desktop ablegen lassen (s.r.).


Anschließend meldet csetup, was im lokalen Startmenü abgelegt wurde (s.r.).


Die gleiche Vorgehensweise gilt für das Einbinden weiterer Client-PCs im Verwaltungsnetz. Mittels csetup wird ebenfalls das lokale Startmenü befüllt und dadurch der Client zum winprosa-PC.


 

  4.2 winprosa an die Taskleiste anheften / auf dem Desktop verankern

winprosa arbeitet in der Anzeige und während der Eingabe oft mit tabellierten Darstellungen. Damit Sie nicht unnötig scrollen müssen, sollte der Bildschirm mindestens mit der Auflösung 1024 x 768 (XGA) arbeiten und "kleine" Schriftarten sollten ggf. eingestellt sein (100% unter W8/W10). Besser ist ein Bildschirm mit 1280 x 1024 (SXGA). Zu den diesbezüglichen Windows-Einstellungen kommen Sie nach Rechtsklick auf dem Desktop über Anpassen > Anzeige > Auflösung anpassen. Details zur Auflösung siehe Bildschirmauflösung und Bildschärfe.

Die Installationsprozedur hat die Programmgruppe CMH angelegt, über die winprosa aufrufbar ist; in Windows 7/10 über das Startmenü (s.l.) und in W8 über die App-Ansicht (s.r.).

Nach Rechtsklick auf winprosa können Sie den Programmaufruf zusätzlich an der Taskleiste und im Startbildschirm anheften (genauer: dort eine Kopie des Programmaufrufs aus dem Startmenü anheften).

Ab Version 2017.xxxx bietet die Setup-Prozedur von winprosa die Möglichkeit, während der Installation zusätzliche Programmaufrufe auf dem Desktop ablegen zu lassen.

Wollen Sie erst nachträglich den winprosa-Link auch noch auf dem Desktop ablegen, müssen Sie in Windows 7 den Programmaufruf aus dem Startmenü kopieren und auf dem Desktop einfügen. Unter Windows 8 rufen Sie die App-Ansicht auf und öffnen das Kontextmenü von winprosa (Rechtsklick auf das winprosa-Icon in der Programmgruppe CMH). Dort klicken Sie auf  Speicherort öffnen . Aus dem neuen Fenster kopieren Sie den winprosa-Programm-Link auf den Desktop. In Windows 10 finden Sie diesen Dienst im Startmenü nach Rechtsklick auf das winprosa-Icon in der Programmgruppe CMH unter mehr > Dateipfad öffnen.

Hinweis:
Wenn Sie die vorstehenden Möglichkeiten ausnutzen, haben Sie neben dem Startmenü (das es indirekt auch unter Windows 8 und direkt unter Windows 10 gibt) zwei weitere Stellen, an denen Programm-Links für winprosa abgelegt sind: Desktop und Taskleiste. Die Setup-Prozedur orientiert sich aber ausschließlich am Programm-Link im Startmenü.

Unerfahrene Anwender können sich dadurch leicht selbst eine Falle stellen. Angenommen, Sie haben auch einen Link auf dem Desktop oder in der Taskleiste angelegt und kämen dann auf die Idee, die Ordnerstruktur von winprosa (verbotenerweise) zu ändern. Dadurch änderte sich der Link im Startmenü, nicht aber einer in der Taskleiste oder auf dem Desktop oder sonstwo. Welche Version würden Sie nun starten? Wo lägen Ihre Daten? Wie und wo würden die gepflegt? Welche Version würde in Zukunft geupdatet? Sie hätten so das reine Chaos erzeugt.

Daher ist es im Regelfall verboten, Neuinstallationen mit anderen Ordnern auszuführen, ohne vorher Vorversionen komplett deinstalliert zu haben (also incl. zusätzlicher Programm-Links auf Desktop, Taskleiste usw.. Sonderfälle sind bei 9. Mehrfachinstallation / Problembehandlung aufgeführt.



 

  4.3 Vorarbeiten und Systemadministration / Ersterfassung der Lizenzdaten

Falls die Stammdaten mit Partnerprogrammen, wie SVP-BW, ASS-Windows usw. gepflegt werden sollen, muss für die folgenden Arbeiten das Partnerprogramm auf Ihrem PC/Netz installiert und funktionsfähig sein. Dort sollte die Datenbankanbindung an winprosa schon aktiviert sein (siehe auch Handbuch Kapitel 3.2).

• Erster Programmstart

Starten Sie nun winprosa über das Startmenü CMH > winprosa (W10) oder CMH > winprosa> winprosa (W7). Sie sehen zunächst den Startbildschirm (s.l.) und erhalten dann die Meldung, dass noch weitere Verabredungen getroffen werden müssen (s.r.).

Nach Klick auf  Weiter  startet winprosa die Systemadministration und öffnet zuerst die Karteikarte Datei > Datenbank > Systemadministration | Datenbanktyp und Verzeichnisse (s.r.u.).


Die Pfade zu den beiden Basisverzeichnissen Programme ... und Datenbereich ... incl. Sicherungsverzeichnis sind durch die gewählte Installationsweise vorgegeben und daher bereits eingetragen (s.r., grau unterlegte Felder). Diese Ordnerstruktur können/dürfen Sie nicht mehr ändern!

winprosa verwaltet die Schülerstammdaten entweder selbst (Voreinstellung mit Stammdatenbank prosadat.prw (winprosa)) oder bezieht die Schülerstammdaten von Fremdprogrammen via txt- oder cvs-Dateien (gleiche Datenbankanbindung prosadat.prw (winprosa)) oder bezieht sie von Partnerprogrammen wie Ass-Windows (Stammdatenbank prosadat.ass (ASS-Windows)), Atlantis (Stammdatenbank prosadat.atl (Atlantis)) und SVP-BW (Stammdatenbank prosadat.est (SVP-BW)).

Ab Version 2017.xxxx wurde die Stammdatenanbindung geändert, siehe Stammdatenverwaltung > 3. Datenanbindung u. -Übernahme. Daher müssen Sie hier ggf. nur noch das Programmverzeichnis Ihrer Schülerverwaltung angeben (also Ass, Atlantis oder SVP-BW).

Wenn Sie zu ASV-BW wechseln wollen oder schon gewechselt haben, tragen Sie hier nichts ein. Wenn Sie die winprosa-eigene Stammdatenverwaltung verwenden, tragen Sie ebenfalls nichts ein.

Wenn Sie hier nichts eintragen, wird dieses Fenster später nie mehr eingeblendet. Das hat zur Konsequenz, dass ein späterer Wechsel zu den alten Stammdatenprogrammen nicht mehr möglich ist. ASV-BW wird anders angekoppelt (siehe Stammdatenverwaltung > ... > 3.4 Anbindung an ASV-BW, ist davon also nicht betroffen.

Wenn Sie in der alten Version 2016.1201f mit einem der "alten" Partnerprogramme (ASS, Atlantis, SVP-BW) mit Datenanbindung gearbeitet haben, ist nach dem Upgrade hier bereits alles eingetragen.

Wenn Sie aber anschließend eine Neuinstallation einer 2018-Version vornehmen mit anschließender Rücksicherung der 2018-Daten (z.B. beim Serverwechsel oder zur Strukturbereinigung), geht die 2018-Version nicht mehr davon aus, dass es noch alte Partnerprogramm-Bindungen gibt. Der Dienst zum Einbinden der Partnerprogramme ist also deaktiviert. Der wird erst wieder freigeschaltet, nachdem man in der ...winprosa\winprosa.ini in der Abteilung [CMH] die Zeile DBN=prosadat.ass (oder DBN=prosadat.atl oder DBN=prosadat.est) eingefügt hat.


Anschließend müssen Sie zur Karteikarte Benutzerverwaltung im gleichen Dienst wechseln.

Dort müssen Sie (mindestens) zwei winprosa-Administratoren und die weiteren Benutzer anlegen (s.r.).

Wenn Sie später den Dienst schließen, werden Ihnen die Initialpasswörter aller Benutzer zur Mitteilung an die Betroffenen eingeblendet.

Passen Sie bei dieser Gelegenheit dort auch die Gültigkeitsdauer der Passwörter Ihren Bedürfnissen an. Maximal möglich sind 365 Tage.

Unten auf der Karteikarte werden die Passwörter für den XAdmin und den (externen) Prüfungsvorsitzenden eingeblendet. Diese bleiben erhalten, bis Sie neue initiieren.


• Demomodus

Wenn Sie jetzt den Dienst schließen würden, würden Sie im auf 16 Schüler beschränkten Demomodus mit der Demoverschlüsselung arbeiten. Damit könnten Sie nicht mehr auf den regulären Modus umstellen.

An dieser Stelle schließen Sie daher nur genau dann, wenn Sie entweder wirklich testhalber den Demomodus einsetzen wollen oder wenn Sie winprosa außerhalb des Schulnetzes auf einem neuen PC installieren müssen und dann die aktuellen Daten übertragen müssen. Details hierzu sind unter 8. Übertragung von winprosa auf einen neuen PC zu finden.

 

• Regulärer Modus / Ersterfassung der Lizenzdaten

Wechseln Sie daher nun zur Registerkarte Schul- und Lizenzdaten.

Die Lizenzdaten können Sie nicht direkt eintippen, sondern müssen diese durch winprosa aus der nichtlesbaren Datei xxx_wprliz.wpr übernehmen lassen (xxx ist Ihre Kundennummer).

Da winprosa zu diesem Zeitpunkt noch nicht lizensiert ist, können Sie die Lizenzdaten nicht von der winprosa-Website holen. Aber Sie können diese Datei dem Anhang der Vertrags-Email/Jahresrechnung entnehmen und dann ins Arbeits-Verzeichnis (z.B. ...\wprdaten\arbeit) kopieren.

Anschließend können Sie die Lizenzdaten mittels  Importierern aus vorhandener Datei  einlesen.

Jede Lizenz ist max. ein Kalenderjahr lang gültig, daher sind jedes Jahr bis Mitte Februar neue Lizenzdaten zu aktivieren (am Besten automatisch übers Internet, s. 5.2 Fortschreibung der Lizenzdaten).

Mittels Knopf werden Sie zu weiterführenden Lizenz-Tipps auf der cmH-Homepage geleitet.

Direkt nach dem Einlesen der Lizenzdaten erscheint nebenstehendes Fenster (s.r.), denn Sie müssen jetz den individuellen neunziffrigen Verschlüsselungscode eingeben (s.u.) und zusätzlich an sicherer Stelle hinterlegen.

Als Verschlüsselungscode ist natürlich 123456789 verboten; da müssen Sie schon etwas einfallsreicher sein.

Später kann der Verschlüsselungscode nicht mehr geändert werden.


Anschließend können Sie die Schuldaten für den Formulardruck anpassen, die Kommunikationsdaten eingeben und Ihr RP benennen.

Im Bereich RP werden Sie später Angaben zur Prüfungsverarbeitung eintragen.

Zuletzt können Sie aktuelle Links zu den Homepages von MKJS und RP eintragen; diese Links sind dann später von winprosa aus aufrufbar.

Fa. cmH kann hier keine Vorgaben machen, da die Links über die Zeit variieren können. Im April 2016 waren folgende Einträge sinnvoll:


MKJS:
http://www.km-bw.de/,Lde/Startseite/Schule/Termine+_+Informationen+zum+Abitur
RP F:
https://rp.baden-wuerttemberg.de/rpf/Abt7/Ref75/Seiten/Pruefungen.aspx
RP K:
http://www.lehrer.uni-karlsruhe.de/~za211/sam/index.htm
RP S:
http://info.rps-schule.de/index.php?id=415
RP T:
https://rp.baden-wuerttemberg.de/rpt/Abt7/Ref75/Seiten/Formulare.aspx

Wenn Sie nun  schließen , dann gibt winprosa die Initialpasswörter aller in dieser Sitzung eingerichteten Benutzer aus (s.r.).

Sie werden je nach Datenbanktyp darauf hingewiesen, dass das Datenverzeichnis noch fehlt (legen Sie es an durch Klick auf  Ja ); dann erfolgt ggf. der Hinweis, dass die Datenbankdatei noch fehlt (klicken Sie auf  OK ); danach kommt ggf. die Meldung, dass aufgrund der Verzeichnisänderungen ein Neustart von winprosa nötig ist. Dann beendet sich winprosa selbst.

Wenn Sie neu starten (Anmeldenamen und Initialpasswort beachten), sind alle Verzeichnisse angelegt.

Später erreichen Sie die Systemadministration über den Menüpunkt Datei > Datenbank > Systemadministration.


• Der User setup

Für Sonderfälle gibt es den speziellen User setup, der ggf. nur ohne jegliche Rechte angelegt werden kann. setup ist für Dienstleister gedacht, die per Fernwartung auf das Schulsystem zugreifen können, aber natürlich keinen Zugriff auf die Schülerdaten erhalten sollen. setup kann nur Updates herunterladen und installieren.



 

  4.4 Programmaufruf und Benutzerwechsel

• Start

Zum Programmstart öffnen Sie den Startmenü-Programmordner CMH\winprosa und klicken doppelt auf das entsprechende Icon.

Sie müssen sich mit Ihrem Benutzerkürzel anmelden und durch das zugehörige Passwort ausweisen. Rechts sehen Sie die Ihrem Benutzerkürzel zugeordneten Rechte und die Gültigkeitsdauer des Passwortes. Unten können Sie den Anmeldevorgang abbrechen oder sich dabei ein neues Passwort geben.

• Erster Start

Wenn Sie sich das erste Mal anmelden, benötigen Sie Ihr individuelles Initialpasswort (Bsp. s.r.o.). Da das Initialpasswort genau nur einmal gilt, werden Sie sofort aufgefordert, sich ein neues Passwort zu geben. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass niemand Ihr Passwort kennt, auch nicht der Programmadministrator (und erst recht nicht die Programmautoren!).

Bei der ersten Anmeldung des ersten Benutzers nach Programminstallation wird dieser aufgefordert, die Datenbanktabelle anzulegen (s.l.).

Wenn der erste Benutzer einen ersten Jahrgang auswählt, soll er die folgende Frage bejahen (s.r.). Dann werden alle angebotenen Jahrgäng initialisiert.


• Benutzerwechsel

Da winprosa über die Tätigkeiten der Benutzer im Zugriffsprotokoll (Programmdienst Datei > Datenbank > Zugriffsprotokoll; s. 4.6 Zugriffsprotokoll) Buch führt, sind zwei Dienste vorgesehen, um bei laufendem Programm einen Benutzerwechsel zu ermöglichen, bzw. zu erzwingen:

  • Über den Menüweg Datei > Datenbank > Als Benutzer anmelden beenden Sie bei laufendem Programm die Anmeldung Ihres Vorgängers und erhalten anschließend das Anmeldefenster (s.o.).
  • Über den Menüweg Datei > Datenbank > Abmelden melden Sie sich bei laufendem Programm ab und erzwingen dadurch die Anmeldung Ihres Nachfolgers, indem dieser das Anmeldefenster vorfindet.

 

  4.5 Programm beenden

Bekanntlich werden bei jedem Programmstart die Daten automatisch komplett gesichert, wenn Sie das nicht jedesmal abschalten. Und alle vorgenommenen Eintragungen/Änderungen werden laufend, also sofort, gespeichert. Daher ist eine erneute Speicherung mit dem Dienst Datei > Datensicherung | Sichern vor dem Beenden des Programms mittels eigentlich nicht nötig.

Es gibt aber im Netz den Sonderfall, dass Sie updaten wollen, obwohl andere Benutzer an anderen winprosa-PCs aktiv sind. Dann können Sie das Beenden erzwingen, indem Sie winprosa für alle Benutzer sperren. (s.r.).

Jeder Benutzer erhält dann die Meldung links unten. Und wenn Sie winprosa wieder freigeben, erhalten alle die Meldung rechts unten.




 

  4.6 Zugriffsprotokoll

Über die angemeldeten Benutzer führt winprosa im Zugriffsprotokoll Buch, einsehbar im Dienst Datei > Datenbank > Zugriffsprotokoll (s.r.).

Rechts oben im Fenster können Sie die Ausführliche Protokollierung erzwingen. Das dürfen Sie aber nur auf Anweisung der Service-Line tun, denn dadurch sinkt die Verarbeitungsgeschwindigkeit von winprosa drastisch.

Ist die Ausführliche Protokollierung aktiviert, wird daher der Schülerfilter rot umrahmt.


Inhalt




 

5. Programmpflege / Programm-Updates / Kundendatenbank

Thema überspringen 5.1 Download / Update  5.2 Fortschreibung der Lizenzdaten  5.3 Internetzugang 
5.4 Programmlaufzeit und Lizenzlaufzeit 5.5 Kundendatenbank / Mitarbeiterdaten 5.6 ServiceLine-Paket

 

  5.1 Download / Update

Im Folgenden wird eine windows-typische Erstinstallation von winprosa vorausgesetzt, also eine mit den entsprechenden Startmenüeinträgen und den beiden Basisverzeichnissen. Das ist Pflicht.

Achtung:
Manche IT-Dienstleister legen "Spezial-Links" auf den Desktop (z.B. für Novell-ZENworks), von denen aus winprosa ganz normal gestartet werden kann. Dann scheitert aber jeglicher automatisierte Update-Versuch, wenn der Dienstleister nicht zusätzlich für den windowstypischen Startmenüeintrag für winprosa gesorgt hat. Das entspricht widrigenfalls nicht den winprosa-Vertragsvereinbarungen mit der Konsequenz, dass unsere Service-Line nicht mehr zuständig ist.


Nach Aufruf der Dienste Datei > Neues im Internet oder Hilfe > Neues im Internet nimmt der PC Verbindung mit der cmH-Homepage auf und es wird nebenstehendes Fenster aufgeblendet. Dort sehen Sie, welchen Aktualisierungsstand die einzelen Programmkomponenten aufweisen. Sie können nun durch Klick auf  herunter laden  den automatischen Update-Vorgang aller Komponenten anstoßen.
Bei Nerzwerkinstallationen muss dies nur einmal an einem Client erfolgen.

Ferner können Sie von hier aus die aktuellen Tipps aufrufen oder die Startseite der cmH-Hompage aufrufen, bzw. E-Mails an cmH versenden.

Zum Updaten müssen Sie als winprosa-Administrator angemeldet sein, weitere Rechte sind nicht von Nöten. Aber an manchen Schulen verbietet der Schulträger den freien Internet-Zugang im Verwaltungsnetz. Dann müssen Sie sich die Datei setup-p.exe auf andere Weise über den von Fa. cmH gelieferten Sonderlink besorgen. Starten Sie diese Datei von beliebiger Stelle aus (aber ggf. immer von einem Client aus!).

Dieser Sonderlink kann auch an einem internetfreien winprosa-PC über den Dienst Datei > Link für Update-Download generiert werden. Damit kann das Update-Programm setup-p.exe über einen "fremden" internetfähigen PC heruntergeladen werden. Dieser Link wird ggf. in der Datei nnn-wprupdatelink.txt im Benutzerverzeichnis ...\arbeit\!benpar\ abgelegt (nnn ist das Benutzerkürzel). Der in dieser txt-Datei enthaltene Link kann innerhalb einer Woche nach Erzeugung an einem beliebigen Internet-PC im Browser eingegeben werden.

winprosa greift von sich aus niemals auf das Internet zu. Daher sollten Sie den Dienst Datei > Neues im Internet vor allem in Prüfungs- und Zeugniszeiten wöchentlich aufrufen, um zu sehen, ob es Neuerungen gibt. Außerhalb dieser Zeiten genügt es, alle paar Wochen nachzusehen.



Nach Start des Downloads erhalten Sie das nebenstehende Fenster (s.l.). Sie können also gleich auch installieren lassen, oder nur den Download ausführen.

Anschließend startet der eigentliche Download (s.o.). Die Installationsdatei wird im Ordner ...winprosa\download\ abgelegt, im Dateinamen um die Datumsgruppe ergänzt.

Von dort aus wird das Update ggf. jetzt direkt ausgeführt oder kann später von Hand gestartet werden.



Bei jedem Update prüft die Update-Prozedur, ob winprosa im Netz auch von anderen PCs aktiviert ist und bricht dann ggf. ab. Andernfalls beendet die Prozedur winprosa am eigenen PC, benennt die zuvor aktuelle Programmdatei winprosa.exe durch Anfügen von deren Erstellungsdatum um und spielt dann erst die neue Programmversion ein. Somit bleiben die Vorgängerversionen erhalten, könnten also im Notfall von Hand wieder aktiviert werden.

Daher ist zum gelegentlichen Löschen alter Programmdateien, die beim Updaten automatisch erzeugt worden waren, ein Dienst in der Systemadministration auf der Registerkarte Diverse vorhanden. Hierbei handelt es sich um eine reine Festplattenspeicherbereinigung.


Beim Start des Updatevorgangs erscheinen der Reihe nach die üblichen Fenster (s.l.u.), nach Klick auf  Installieren  und  weiter  folgt das eigentliche Setup-Fenster (s.r.u.), in dem Sie lediglich auf  Setup starten  klicken dürfen, da ja beim Updaten die (alten) Verzeichnisse bereits festliegen und hier angezeigt werden.

Achtung: Wenn bei Netzwerkinstallation das Verwaltungsnetz beim Updateversuch deaktiviert/gestört ist, dann findet die Setup-Prozedur kein Programmverzeichnis, bringt eine Fehlermeldung und bietet dann die Standardvorgaben für eine Neuinstallation an. Wer hier nicht mitgelesen hat und den Setup-Vorgang trotzdem startet, kann anschließend seine Daten nicht mehr auffinden. Dann nützt auch eine Wiederholung des Updatevorgangs bei laufendem Netz nichts mehr; Details siehe 9. Mehrfachinstallation / Problembehandlung.

               



Im Setup-Fenster können Sie den Installationsvorgang verfolgen (s.r.). Am Ende des Installationsvorgangs können Sie das Installationsprotokoll aufrufen (s.l.u.).

Durch Klick ins Bild (s.r.) wird ein Beispielprotokoll eingeblendet.

Dem Installationsprotokoll entnehmen Sie in Block 1 den Aktualisierungsgrad des Updates, in Block 2 die Zielverzeichnisse und in Block 3 die Erstellung der Startmenüeinträge.



 

  5.2 Fortschreibung der Lizenzdaten


• Automatische Lizenzdateneingabe

winprosa-Lizenzen gelten immer für ein Kalenderjahr und laufen i.d.R. Mitte Februar des Folgejahres ab.

Zum Fortschreiben rufen Sie den Dienst Datei > Datenbank > Lizenzdaten oder auch Datei > Datenbank > Systemadministration | Schul- und Lizenzdaten auf.

Die Lizenzdaten können dort nicht klartextlich eingetippt werden, sondern müssen aus der verschlüsselten Datei xxx_wprliz.wpr (xxx ist die Kundennummer) eingelesen werden.

Am einfachsten geht das direkt übers Internet durch Klick auf  Lizenzdatei von der winprosa-Website holen .

Voraussetzung dafür ist natürlich, dass der PC Verbindung zum Internet aufnehmen kann und dass die Proxy-Einstellungen in winprosa angepasst sind (Details siehe 5.3 Internetzugang).

Anhand der alten Lizenz erkennt der Lizenzserver von cmH die Zulässigkeit des Zugriffs auf die neue Lizenz. Daher muss bei Erstinstallation anders vorgegangen werden (s. 4.3 ... Ersterfassung der Lizenzdaten).


• Lizenzdaten-Eingabe mittels Datei xxx_wprliz.wpr
 
Wenn Sie am winprosa-PC keinen direkten Zugang zum Netz haben, dann können Sie anhand der zum Jahresbeginn per Email versendeten Jahresrechnung Ihre Lizenzdaten aktualisieren. Im Anhang der Email ist die Lizenzdatei xxx_wprliz.wpr zu finden. Diese verschlüsselte, also nicht lesbare Datei müssen Sie ins Arbeitsverzeichnis (z.B. ...winprosa\da­ten\arbeit oder ...wprdaten\arbeit) kopieren. Anschließend müssen Sie im Dienst Datei > Daten­bank > Lizenzdaten auf  Impor­tieren aus vorhandener Datei  klicken.



 

  5.3 Internetzugang

 

• Einstellungen für automatische Updates

Voraussetzung für automatische Updates ist, dass der winprosa-PC Zugang zum Internet hat, z.B. (sicherheitshalber) über die KISS-Anbindung. Da winprosa selbst keine Internetverbindung startet, muss diese bereits aktiv sein, oder aber über DSL und/oder einen Proxy erfolgen. Dessen Adresse stellen Sie ggf. im Dienst Datei > Datenbank > Systemadministration > Diverse ein (s.r.).

Ist Ihr Internetzugang zu langsam, können sie den Time-out-Counter hochsetzen.


In der Auswahlbox bekannte PROXY-Daten einsetzen können Sie derzeit ggf. die KISS-Einstellungen wählen (s.l.) oder diejenigen für die Stadt Stuttgart oder für BelWue oder diejenigen, die in den Internet-Optionen eingetragen sind; andere Proxies müssen Sie links daneben von Hand einstellen.


Mittels Knopf  Testen  bei UPDATE-Prüfung (s.o.) können Sie die Verbindungsaufnahme überprüfen. U.U. müssen Sie den Test mehrmals wiederholen, falls die Internetverbindung zu langsam aufgebaut wird. Stellen Sie ggf. den Time-Out-Counter hoch. Klappt die Verbindung, ruft der Test den Dienst Neues im Internet auf (s.r.).


 

• Einstellungen für automatische Lizenzdatenerfassung

Bekanntlich können Sie die jährlichen Lizenzdaten direkt vom Programm aus einlesen. Seit April 2015 ist der Zugang zum Lizenzdatenserver neu geregelt. Mittels Knopf  Testen  bei Direkten Zugriff auf Lizenzdatenserver verwenden können Sie die neue Verbindungsaufnahme testen. Im Erfolgsfall erhalten Sie eine entsprechende Meldung (s.l.).

Bei jedem Aufruf des Dienstes Datei > Neues im Internet wird auch der Zugang zum Lizenzdatenserver getestet. Ist alles in Ordnung, verschwindet das entsprechende Fenster (s.l.o.) sofort wieder und es erscheint wie gewohnt das Fenster Neues im Internet (s.r.o.).

Leider braucht der Verbindungstest etwas Zeit (vor allem bei langamen Netzen), bis ggf. erkannt wird, dass ein Verbindungsaufbau gar nicht möglich ist. Sind Sie mit einem langsamen Netz "gesegnet", können Sie daher den Test dauerhaft deaktivieren (s.u. 2. Bild und s.g.o.). Dann wird der Aufruf Neues im Internet nicht mehr gebremst, aber Sie müssen zukünftig die Lizenzdaten so eingeben, wie in 4.3 ... Ersterfassung der Lizenzdaten beschrieben ist.

Wenn die Verbindung zickt, erhalten Sie ausführliche Meldungen (s.u.).

       

• Tipps gegen Störungen

Wenn sich winprosa trotz bestehender Internet-Verbindung nicht mit der cmH-Homepage oder dem Lizenzdaten-Server verbinden kann, können folgende Tipps helfen:

  • Stellen Sie in winprosa im Dienst Datei > Datenbank > Systemadministration | Diverse die TimeOut-Konstante auf einen höheren Wert.
  • Passen Sie im gleichen Dienst die Proxy-Einstellungen entsprechend an. Dort müssen Sie u.U. einige Eintragungen vornehmen. Diese können sie den Browser-Einstellungen Ihres PCs entnehmen (dabei hilft Ihnen ggf. der Schulinformatiker):
    Firefox:    Extras > Einstellungen | Erweitert | Netzwerk | Verbindung | Einstellungen;
    Internet-Explorer:    Extras > Inter­net­optionen | Verbindungen | LAN-Ein­stel­lungen.
  • Stellen Sie in Windows in den Internetoptionen für den PC das Verschlüsselungsprotokoll TLS ein (s.r.). Rufen Sie die Internetoptionen dazu entweder über den Dienst Systemsteuerung > Internetoptionen | Erweitert oder im Internetexplorer über den Dienst Extras > Internetoptionen | Erweitert auf. Das TLS-Protokoll finden Sie jeweils am Ender der langen Liste.

 

  5.4 Programmlaufzeit und Lizenzlaufzeit

Beim Programmstart wird kurz das Startfenster eingeblendet (s.r.). Dieses Fenster ist auch über oder über den Dienst Hilfe > über... aufrufbar.

In der Titelzeile des Fensters ist die installierte Programmversion ablesbar, im Listenbereich sind Arbeitsverzeichnis, Datenbank und Datenbanktyp aufgelistet.

Darunter sind Lizenzablaufdatum und Programmverfallsdatum aufgelistet, gefolgt vom aktuellen Benutzer (samt Rechten) und seinem Passwort-Gültigkeitsdatum.

Im Bsp. fällt auf, dass das Programm vom 13.02.2015 stammt, die Lizenz noch ein Jahr lang gilt, das Programm aber nur noch ein Viertel Jahr lang benutzbar ist. Letzteres bedeutet, dass noch rechtzeitig vor dem mündlichen Abitur eine neue Programmversion mit verlängerter Laufzeit installiert werden muss.

Das liegt daran, dass jede Programmversion ein (von der Lizenzierung unabhängiges) Verfallsdatum hat. Nur so ist zu gewährleisten, dass die Anwender immer mit gültigen Versionen arbeiten. Dies ist notwendig, da winprosa die NGVO komplett umsetzt, wozu amtliche Auslegungen und Präzisierungen laufend in die Programmkodierung einfließen und zeitnah beim Anwender ankommen müssen.


 

  5.5 Kundendatenbank / Mitarbeiterdaten / Schulprofil

Fa. cmH versendet Jahresrechnungen (samt Lizenzdaten) und Rundschreiben grundsätzlich nur via Email an die Kissadressen der Schulen.

Da derartige Mitteilungen immer zeitnah abgearbeitet werden müssen, kann jede Schule bis zu fünf Mitarbeiter benennen, an welche die Rundschreiben ebenfalls gesendet werden sollen (der erste erhält wegen der Lizenzdaten auch die Jahresrechnung). Das entlastet die Sekretariate.

Dabei verwaltet Fa. cmH nicht, wenn es an den Schulen Mitarbeiterwechsel gibt. Die Schulen müssen diese Daten selbst aktualisieren. Nur so registrierte Mitarbeiter können die ServiceLine in Anspruch nehmen.

Das erledigen Sie direkt aus winprosa heraus im Dienst Datei > Kundenserver (s.u.).


Nach dem Aufbau der Verbindung ins Netz (s.l.) wird zur Kontrolle die Karteikarte Allgemeine Schuldaten eingeblendet (s.r.). Dort müssen Sie die Schul-Kontaktdaten eingeben/ändern (grün umrahmt), die Schuldaten können Sie nur (fern-)schriftlich ändern lassen (rot umrahmt).


Auf der Karteikarte Rechnungsanschrift (s.l.) ist ihre Anschrift eingetragen, die Sie ggf. ändern können, falls die Stadt eine andere Rechnungsanschrift wünscht.

Auf der Karteikarte Zuständigkeiten (s.r.) können Sie bis zu fünf Mitarbeiter eintragen/ändern. Diese erhalten dann ggf. auch alle Rundschreiben.


Auf der Karteikarte Ergänzungen werden Sie nach Ihrem verwendeten Stammdatenprogramm gefragt (s.l.) und nach denjenigen Besonderheiten aus Ihrem Schulprofil, die sich in winprosa widerspiegeln (s.r.).

Dabei bedeutet auf der Karteikarte Schülerverwaltungsprogramm (SVP) z.B. SVP-BW (direkt), dass winprosa direkt/permanent mit SVP-BW verbunden ist, während SVP-BW bedeutet, dass Sie die Daten von SVP-BW (von Hand) über die Import/Export-Funktion nach winprosa übertragen.


 

  5.6 ServiceLine-Paket

Wenn Sie Hilfe von der ServiceLine benötigen, fordern wir oft ihren Datenbestand an. Diesen Vorgang haben wir nun automatisiert. Sie finden den Dienst unter Hilfe > ServiceLine und unter Datei > Datensicherung | ServiceLine (s.l.u.). Das zugehörige Fenster ist nebenstehend abgebildet (s.r.).


Hier können Sie uns Problemstellungen/Fehlermeldungen in standardisierter Form mit/ohne zugehörigen Daten direkt per EMail senden oder auch für den späteren Versand "konfektionieren". Im Fenster wird eine Anleitung aufgelistet, anhand derer Sie das Paket "schnüren" können.

Im blau umrahmten Bereich geben Sie den EMail-Betreff, Ihre EMail-Adr. (Absender) und Ihre Telefonnummer (gern die private) und ggf. auch das Benutzerkürzel des Users an, mit dessen Passwort später von uns der mitgelieferte Datenbestand geöffnet werden kann. Dessen Passwort wird dann ggf. während des Erstellens des Pakets abgefragt.

Im rechten rot umrahmten Bereich wählen Sie, ob mit/ohne Archiv (Datensicherung) und ggf. mit welchem Archiv die EMail ergänzt werden soll und geben uns zwingend eine Problembeschreibung auf und legen den Sofortversand/späteren Versand fest. Das Paket wird erst nach Klick auf  Paket erstellen und versenden  fertig gestellt.

Der linke rot umrahmte Bereich wird nur angezeigt, wenn Sie rechts mit Archiv angehakt haben.

Der Dienst verschlüsselt Ihre Daten vor Versand. Das Anhängen von Daten ist natürlich nur sinnvoll, wenn Sie den "problematischen" Datenbestand noch sichern konnten. Dann können Sie diese Archivgeneration auswählen, mit einem beschreibenden Kommentar versehen und damit das "Paket schnüren", wozu Ihr Passwort abgefragt wird.

Das fertige Paket (z.B. 987_wprserviceline.20171210.213017.zip) wird bei Ihren Sicherungen abgelegt ( z.B. in P:\cmh\winprosa\daten\sicherungen\) und wird von dort entweder sofort versendet oder muss von Ihnen als Anhang an eine E-Mail versendet werden (s.r.).

Neben der eben beschriebenen zip-Datei werden noch zwei temporäre Dateien erzeugt, 987_wprserviceline.txt und die zugehörige 987_wprserviceline.rtf; die sind aber auch ins Zip eingebunden. Gut ist dann, wenn die Dateiendungen immer "freigeschaltet" sind.

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6. Datensicherung / Archivierung

Thema überspringen 6.1 Übersicht / Automatische Datensicherungen  6.2 Sicherung der Daten von Hand 
6.3 Zurückholen einer Datensicherung 6.4 Archivierung der Zeugnisse

In diesem Abschnitt werden Sichern und Zurückholen beschrieben (s.u.). ServiceLine wird in 5.6 ServiceLine-Paket beschrieben und Serverumzug in 8.3 Umzug von winprosa auf einen neuen Server.

 

  6.1 Übersicht / Automatische Datensicherungen

Aufgaben rund um Datensicherungen werden im Dienst Datei > Datensicherung erledigt (s.r.). Dort können Sie händische Datensicherungen starten, Datensicherungen zurückholen, Datensicherungen für die ServiceLine bereitstellen und den Umzug von winprosa auf einen neuen Server automatisieren.

Ferner stellen Sie dort Details zur automatischen Datensicherung ein.


Datensicherungen erfolgen durch winprosa immer in das bei der Installation angelegte interne Sicherungsverzeichnis. Bei einem Festplattencrash sind diese Sicherungen ggf. verloren; Festplatten halten nur bis zu fünf Jahre lang durch. Daher ist eine Sicherung der von winprosa erstellten Datensichungen auf ein externes Speichermedium zwingend erforderlich. Die Details hängen von der Art der Installation ab. Auf Einzel-PCs sind USB-Sticks eine gute Wahl. In Verwaltungsnetzen sind eher kommerzielle Verfahren angesagt. RAID reicht nicht! Ein Sicherungslaufwerk muss räumlich getrennt vom Server eingesetzt werden. Da Sie im Ernstfall nicht auf den IT-Dienstleister warten wollen, empfiehlt sich auch im Verwaltungsnetz eine zusätzliche Sicherung auf Stick.

Kurzfristige Datensicherungen ersetzen nicht die langfristige Archivierung! Datensicherungen werden nur in Notfällen gebraucht oder beim Umzug auf ein neues System. Beides geht nicht mit monatealten Daten!
Archivdaten dienen zur nachträglichen Schülerbeauskunftung. Details zur Archivierung siehe 6.4 Archivierung der Zeugnisse.

Unten im Fenster stellen Sie Timing und Anzahl der Datensicherungen ein (z.B. Sicherungen für die letzen 20 Tage).

Haben Sie hier 10 Tage eingestellt und z.B. im Januar an 3 Tagen und im Februar an 7 Tagen Sicherungen erstellt und rufen nun (von Hand oder per Automatik) im März die erste Sicherung des 11. Tages auf, so werden alle Sicherungen des ältesten Tages gelöscht.

• Datensicherungen "von Hand"

Die starten Sie über das Menü Datei > Datensicherung. Gesichert wird immer in das während der Installation angelegte Sicherungs-Verzeichnis z.B. winprosa\daten\sicherungen\ oder wprdaten\sicherungen\. Die Sicherungsdateien haben Namen wie z.B.  pdv20171210-003.zip,  adv20171210-003.zip  und  klv20171210-003.zip.  D.h., die Daten werden im Dateiformat "zip" komprimiert und die Dateinamen beinhalten das Erstellungsdatum und eine laufende (Tages-)Nummer.

Zusätzlich werden datumsfreie Versionen  pdvxxxxxxxx-xxx.zip,  advxxxxxxxx-xxx.zip  und  klvxxxxxxxx-xxx.zip  erzeugt (falls Sie die Option gewählt hatten). In diesen Dateien sind dann immer die momentan aktuellsten Sicherungen gespeichert. Die datumsfreien Dateinamen ermöglichen Ihnen die leichte Auswahl der z.B. auf USB-Sticks zu kopierenden Sicherungen per selbst erstelltem Skript- oder Batch-Job.

• Kopieren der Datensicherungen mittels Batch-Job

Wenn Sie (oder ggf. der Schulinformatiker) eine Textdatei z.B. namens  wprsicherung.bat  mit einem schlichten Texteditor (z.B. Notepad) erstellen, in der in drei Zeilen nur folgender Text steht:
copy c:\cmh\winprosa\daten\sicherungen\pdvxxxxxxxx-xxx.zip g:
copy c:\cmh\winprosa\daten\sicherungen\advxxxxxxxx-xxx.zip g:
copy c:\cmh\winprosa\daten\sicherungen\klvxxxxxxxx-xxx.zip g:
und diese Datei auf dem Desktop ablegen, dann werden bei jedem Doppelklick auf diesen Batch-Job die Dateien  pdvxxxxxxxx-xxx.zip, advxxxxxxxx-xxx.zip  und  klvxxxxxxxx-xxx.zip  aus dem winprosa-Sicherungs-Verzeichnis im Laufwerk C: in die oberste Ebene des Laufwerks g: kopiert. Wenn Sie dann dafür sorgen, dass g: der USB-Stick ist (Schulinformatiker!), können Sie täglich mit einem Klick eine (ortsfremde) Sicherung der winprosa-Daten erzeugen.

• Automatische Datensicherungen

Wir empfehlen dringend, die automatische Datensicherungen zu aktivieren. Diese werden dann immer beim Programmstart erstellt (siehe Abschnitt 4.1 Vorüberlegungen / Datenschutz und Datensicherheit ff). Aufbau und Namen entsprechen den von Hand ausgelösten Datensicherungen. Führen Sie nämlich umfangreiche/komplizierte Arbeiten in winprosa durch und machen dabei einen Fehler, können Sie jederzeit abbrechen, die jüngste Sicherung zurückholen und den Vorgang wiederholen. Wenn Sie nach erfolgten Arbeiten eine Datensicherung von Hand vergessen, macht das (fast) nichts aus, denn beim nächsten Programmstart wird diese Sicherung ggf. automatisch nachgeholt.

Verlassen Sie sich nur auf die ggf. vom IT-Dienstleister eingerichteten täglichen Datensicherungen und machen einen o.g. Fehler, dauert es für die tägliche Arbeit viel zu lange, bis der Dienstleister die Daten refresht.


 

  6.2 Sicherung der Daten von Hand

Beim Aufruf des Sicherungsdienstes ist immer die Registerkarte Sichern aktiv. Die Sicherung erfolgt immer in den voreingestellten Ordner, i.a. \winprosa\daten\sicherungen. Erzeugt werden die drei Archive adv... für die Datenbank, pdv... u.a. für Tabellen und Formulare und klv.... für Klausurenplanungdateien.

In der Mitte müssen Sie einen erklärenden Kommentar eingeben, der die aktuellen Sicherungsarchive eindeutig kennzeichnet (praktisch für die schnelle Identifikation beim eventuellen Suchen einer Sicherung).

Automatisch erstellte Sicherungen erhalten einen Standardkommentar.



 

  6.3 Zurückholen einer Datensicherung

Datensicherungen werden im Regelfall aus dem internen Sicherungsverzeichnis von winprosa zurückgeholt. Wollen Sie Datensicherungen z.B. von einem Stick zurückholen, können Sie über den Knopf  DASI Quellverzeichnis  das entsprechende Verzeichnis auswählen.

Falls ein Datenbestand so beschädigt sein sollte, dass winprosa damit nicht mehr startet, unterbinden Sie beim Programmstart im Anmeldedialog das Laden der Daten, indem Sie im Anmeldefenster (s.r.) den Haken bei der Option Jahrgang bereitstellen entfernen, laden dann einen anderen Jahrgang und holen anschließend im Sicherungsdialog eine Sicherung zurück. Ist der Datenbestand so beschädigt, dass Sie auch keinen anderen Jahrgang laden können, benötigen Sie die Hilfe der ServiceLine zum Zurückholen einer Datensicherung.

Wenn Sie vermuten, Startprobleme durch verkorkste Fenstereinstellungen zu haben, können Sie starten, nachdem Sie die Option anhaken ohne die letzten Fenstereinstellungen laden.

Wenn Sie eine Sicherung einspielen wollen, kann es sinnvoll sein, zuvor die automatische Sicherung beim Start zu unterbinden. Dies kann nötig sein, wenn Sie eine Datensicherung vom Stick in das interne Sicherungsverzeichnis von winprosa übertragen haben und verhindern wollen, dass diese beim Start überschrieben wird.

Auf der Registerkarte Zurückholen wählen Sie rechts oben die Archivart PDV, (ADV) oder KLV (s.l.). Links daneben wird die jüngste vorgefundene Sicherungsgeneration samt Inhalt angezeigt.

Nach Klick auf  Start Zurückholen  werden die Daten eingelesen und überschreiben den aktuellen Stand!

Während beim Zurückholen von PDV...-, ADV...- und KLV-Archiven keine Detailauswahlmöglichkeit besteht, können Sie bei den anderen Auswahlpunkten (s.r.) durchaus gezielt einzelne Dateien herausgreifen.


Es kann aber durchaus sinnvoll sein, auf eine bestimmte ältere Sicherungsgeneration zurück zu greifen. Klicken Sie dann auf  Archivgeneration auswählen  (s.o.); im neuen Fenster Archivauswahl können Sie durch die Generationen blättern und eine auswählen (s.r.).


Meldung vor Start des Zurückholens:


Die Zurückhol-Aktion ist beendet, wenn die folgende Meldung erscheint:
Anschließend können weitere Datenarten aus der aktuellen Sicherung zurück geholt werden.


Nach der gesamten Rückhol-Aktion muss winprosa neu gestartet werden:



 

  6.4 Archivierung der Zeugnisse

• PDF-Archivierung

Das Zurückholen von Datensicherungen ist immer nur für kurzfristig auftauchende Probleme oder den Umzug auf einen neuen PC gedacht; monatealte Datensicherungen führen zu schweren Fehlern wie z.B. jüngste Daten werden gelöscht/überschrieben, die Lizenzdaten passen nicht mehr, Codeprobleme treten auf, die NGVO passt nicht mehr, usw.. Vor allem aber lösen Datensicherungen, die man zurückholen kann, nicht das Problem, wie nach z.B. zwanzig Jahren für ein Abiturzeugnis von 2004 eine Neuausfertigung/Zweitschrift erstellt werden soll, wenn dann wahrscheinlich kein passendes Windows mehr vorhanden ist, mit dem ein zwanzig Jahre altes winprosa zum Leben erweckt werden kann.

Probleme gibt es auch für diejenigen Schüler, welche die Schule in der NGO vor Erreichen der allgemeinen Hochschulreife verlassen ("NGO-Abbrecher"), wenn diese später Zweitschriften ihrer Halbjahreszeugnisse benötigen oder ein Fachhochschulzeugnis beantragen wollen.

An den Schulen war es bekanntlich lange üblich, nach dem Druck der Halbjahreszeugnisse Klassenzeugnislisten für die Klassenstufen 5 bis 11 zu erstellen, die dann im Schularchiv gelagert werden und ggf. als Vorlage für den Ersatz verlorengegangener Originale dienen können usw. . Für die Abiturienten dienen die Schülerzeugnisblätter dem gleichen Zweck. Nur stehen auf den Schülerzeugnisblättern keine Halbjahreszeugnisbemerkungen und Arbeitsgemeinschaften mehr. Somit lassen sich Halbjahreszeugnisse der NGO nicht vollständig rekonstruieren. Dies wird für Schüler mit bestandenem Abitur kein ersthaftes Problem darstellen, denn diese werden später nur noch das Abiturzeugnis benötigen. Aber für die zuvor genannten "Abbrecher" gibt es in der Regel gar keine Schülerzeugnisblätter. Hier klafft also eine echte Lücke.


Benötigt würden also Klassenzeugnislisten für die NGO, und das wegen eines sehr kleinen Kreises von Schülern. Aber das "Kleingedruckte" der Zeugnisformulare wird so üblicherweise auch nicht archiviert (Sie können ja zum Spass rekonstruieren, welche Fußnoten auf Abiturzeugnissen von z.B. 1989 ausgedruckt werden mussten!).

Daher schlagen wir einen anderen Weg vor, der die modernen EDV-Möglichkeiten berücksichtigt und für alle gymnasialen Zeugnisarten von Kl. 5 bis 13 anwendbar ist. Dabei setzen wir auf das plattformübergreifende PDF-Datenformat und auf moderne Drucktechnik.

Es muss aber deutlich gesagt werden, dass dieser Weg vom Anwender beschritten werden muss und mit winprosa im engeren Sinn nichts mehr zu tun hat!

PDF-Dokumente erzeugen Sie über einen PDF-"Drucker"-Treiber, der die Druckdaten in eine Datei im PDF-Format umlenkt, anstatt diese zum Drucker zu senden (Format PDF-A !!). Erst, wenn ein PDF-Druckertreiber installiert ist, können Sie diesen "Drucker" von winprosa (und anderen Anwendungen aus) aufrufen.

Sie wählen in winprosa den PDF-Drucker(-Treiber) aus und erzeugen hochaufgelöste elektronische Zeugniskopien mit allen Details der Formulare. Im Gegensatz zum Papierdruck werden Sie dabei nach dem Dateinamen und dem Speicherort gefragt.

Bei 80 Schülern ergeben die PDF-Daten über die vier Halbjahre insges. nur ca. 3 MByte für alle NGO-Zeugnisse incl. Abi. PDF-Daten können Sie z.B. mit dem praktisch überall vorhandenen Adobe-Acrobat-Reader jederzeit lesen und ausdrucken (aber nicht erzeugen; dafür benötigen Sie das kostenpflichtige Adobe-Vollprodukt oder eben einen Freeware/Shareware-Ersatz).

Doch wo sollen die vielen über die Jahre erstellten PDF-Dateien abgelegt werden? In Datenpfad von winprosa ist ein Unterordner Archiv vorbereitet, der als Unterordner Jahrgangsordner bietet (siehe 2.4 Ordnerstruktur). Dort könnten Sie die PDFs unterbringen, getreu dem Motto, wenn der Nachfolger vom Nachfolger des Oberstufenorganisierers nach einem Zeugnis von "annodunzemal" gefragt wird, fängt er vermutlich im Datenpfad von winprosa an zu suchen.

Aber Achtung: winprosa stellt das Archiv lediglich zur Verfügung; gefüllt und gesichert werden muss es vom Anwender!

• Papier-Archivierung

Falls Sie befürchten, dass irgendwann in ferner Zukunft diese PDF-Dokumente elektronisch doch nicht mehr interpretiert werden können, drucken Sie die Zeugnisse zur zusätzlichen Dokumentation mit einem duplexfähigen Drucker mit Sparmodus zweiseitig auf normales Papier, also vorne und hinten je vier (verkleinerte) A4-Halbjahreszeugnisse oder zwei (verkleinerte) zweiseitige Abiturzeugnisse. Für einen Abiturjahrgang mit 80 Schülern werden so nur 60 A4-Blätter für alle NGO-Zeugnisse in lesbarer Qualität benötigt.

Der eigentliche Druck ist in nebenstehendem Bild zu erkennen:

Beim Druckaufruf der Zeugnisse muss festgelegt werden, ob Original, Abschrift oder Ersatzschrift gewünscht werden (Standard ist Original). Sie können für den aktuellen Jahrgang also jederzeit Abschriften, bzw. Ersatzfertigungen ausdrucken und archivieren.

• Fachhochschulreife-Zeugnis

Bei geeigneten NGO-Abbrechern ist es empfehlenswert, die Fachhochschulreife-Bescheinigung und das zugehörige Zeugnis auf Verdacht zu erstellen und die Word-Dokumente zusammen mit den PDFs zu archivieren. Bei Bedarf kann das aktuelle Datum eingefügt werden und das Formular dann gedruckt werden.


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7. Externe Programmversionen von winprosa

Thema überspringen 7.1 Schülerversion  7.2 Externe Kurswahlerfassung  7.3 Abiturpaket

 

  7.1 Schülerversion

Für die Schüler ist es wünschenswert, zu Hause in Ruhe privat Kurswahlen unter Kontrolle von winprosa durchspielen zu können. Hierfür ist die Schülerversion des Programms vorgesehen, die zum einen als Freeware von der cmH-Website herunter ladbar ist, zu anderen vom Hauptprogramm aus im Dienst Datei > Schnittstellen u. Freigaben | KWL-Freigaben und -Importe | Freigaben und Exporte erzeugbar ist (s.r.).

Die Version von der cmH-Website ist neutral; d.h., es fehlt dort zwangsläufig der schulspezifische Fachkanon, der aber von den Oberstufenberatern zur Verfügung gestellt werden kann (z.B. Datei algy_kurse2018.prw für Abijahrgang 2018).

Die aus winprosa erzeugte Version ist komplett.

Mit der Schülerversion können die Schüler auch leicht ihre eigene Leistungskontrolle durchführen und Modellrechnungen für ihre mündliche Prüfung durchführen..


 

  7.2 Externe Kurswahlerfassung

Darüber hinaus ist hier auch das Programmpaket für die externe Kurswahlerfassung erzeugbar (s.r.).

Wird dieses Programmpaket im Schülernetz der Schule installiert, dann können die Schüler z.B. im Informatikraum (klassenweise) gleichzeitig ihre Kurswahlen samt AG-Wünschen eingeben. Ferner können die Schüler ihre Präsentationsprüfungs-Themen hier erfassen und ihre Modellrechnungen zum mündlichen Abitur durchführen.

 

  7.3 Abiturpaket

Ferner können Sie im Dienst Datei > Schnittstellen u. Freigaben | KWL-Freigaben und -Importe | Freigaben und Exporte ein Programmpaket zur Weitergabe an den Abiturvorsitzenden erzeugen (s.l.), in dem die Leistungsdaten aller Schüler des aktuellen Abiturjahrgangs enthalten sind. Damit können mögliche Gefährdungen aufgrund von Prüfungsergebnissen durchgespielt werden.



Eine umfassende Übersicht der externen Programme ("Programmpakete") ist in Schnittstellen & Freigaben angegeben.


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8. Übertragung von winprosa auf einen neuen PC

Thema überspringen 8.1 Übertragung auf neuen PC im Verwaltungsnetz  8.2 Übertragung auf neuen PC außerhalb des Verw.netzes
8.3 Umzug von winprosa auf einen neuen Server

Festplatten haben eine Lebenserwartung von bis zu fünf Jahren; spätestens nach dieser Zeit sind auch die PCs altersschwach. Also wird man winprosa alle drei bis fünf Jahre auf neue PCs umziehen müssen. Das gleiche gilt insbesondere für Verwaltungs-Server.

Daher wird in den folgenden Abschnitten beschrieben, wie man winprosa innerhalb und außerhalb des Verwaltungsnetzes auf neue PCs übertragen kann und wie man Serverwechsel organisiert.


 

  8.1 Übertragung von winprosa auf einen neuen PC im Verwaltungsnetz

Wird im Verwaltungsnetz ein weiterer PC eingerichtet, auf dem auch winprosa laufen soll, muss auf dem neuen PC lediglich das (ferne) Netzlaufwerk/Netzwerkverzeichnis, in dem winprosa residiert, mit dem (lokalen) Laufwerksbuchstaben verbunden werden (z.B. P:), wie im Abschnitt 3. Installation im Netz beschrieben ist.

Dabei muss der gleiche Laufwerksbuchstabe verwendet werden, wie an den bereits vorhandenen winprosa-Clients.

Dann muss vom neuen PC aus auf dem nun verbundenen Laufwerk (z.B. P:) lediglich die Datei P:\...\winprosa\setup\csetup.exe gestartet werden. Danach steht winprosa auf dem neuen PC über das persönliche Startmenü Start > Alle Programme / Alle Apps > CMH > winprosa des angemeldeten Users zur Verfügung.

Wenn eine Datenbankanbindung an ein Stammdaten-Partnerprogramm besteht, wird die über den Server abgewickelt, ist also auch auf dem neuen Client wirksam.


 

  8.2 Übertragung von winprosa auf einen neuen PC außerhalb des Verwaltungsnetzes

Falls Sie die Stammdatenanbindung CMH (= wpr) einsetzten, also ohne Stammdaten-Partnerprogramme arbeiten, dann können Sie die

  • Vollversion von winprosa auf weitere PCs übertragen. Andernfalls können Sie
  • Sonderversionen über den Dienst Datei > Freigaben erzeugen.

Sonderversionen ( externe Programmversionen) sind Schülerversion, externe Kurswahlerfassung und Abiturpaket, sowie externe Notenerfassung.

Wenn eine Datenbankanbindung an ein Stammdaten-Partnerprogramm besteht, wird die über den Server abgewickelt, ist also außerhalb des Netzwerks nicht verfügbar. winprosa läuft dann trotzdem auf dem externen PC, nur die Stammdatenaktualisierung ist dann nicht möglich.

Es ist klar, dass winprosa auf unvernetzten PCs nicht synchron läuft. D.h., Daten-Änderungen in winprosa auf einem PC müssen von Hand via winprosa-Datensicherungsdateien auf die anderen übertragen werden. Das setzt große Disziplin voraus, sonst werden gültige Daten durch ältere überschrieben.

Wenn Sie winprosa auf einen neuen PC übertragen wollen, ist dies im Prinzip durch exaktes Übertragen der Original-Verzeichnisstruktur möglich, wobei auch im Startmenü in der Programmgruppe CMH die Programmuntergruppe winprosa "mitzunehmen" ist. Dieses Vorgehen ist für Laien nicht empfehlenswert. Ist zudem der Zielrechner möglicherweise ein Notebook (z.B. um winprosa zur Zeugniskonferenz mit­nehmen zu können), wird selten die gleiche Verzeichnisstruktur sinnvoll sein, insbesondere, wenn winprosa ursprünglich im Verwaltungs­netz installiert ist.

Auf einfachste Weise übertragen Sie winprosa auf den neuen PC, indem Sie dort eine Neuinstallation des Programms (Vollversion als Demoversion) vornehmen und anschließend eine aktuelle Datensicherung einspielen:

  • Besorgen Sie sich aus dem Download-Verzeichnis des aktuellen winprosa die neueste Datei setup-p[xxxx].exe und starten Sie diese am neuen PC von einer beliebigen Stelle aus, wie im Abschnitt 2. Installation auf einem Einzel-PC beschrieben ist (xxxx ist das Download-Datum der Datei).
  • Starten Sie anschließend winprosa über das Startmenü Start > Alle Programme > CMH > winprosa und folgen Sie den Anweisungen von Abschnitt 4.3 Vorarbeiten und Systemadministration.
  • Sie brauchen keine Lizenzdaten einzugeben (arbeiten also zunächst mit der Demoversion), müssen aber ggf. die Verzeichnisse bestätigen/einrichten und zwei (z.B. die beiden im Originalsystem eingesetzten) Programmadministratoren definieren (merken Sie sich dabei deren Initial-Passwort). Bestätigen Sie dabei alle Datenbankmeldungen positiv und beenden Sie winprosa.
  • Starten Sie winprosa erneut und melden sich als der (ggf. neue Interims-) Administrator mit dem Initial-Passwort an. Sie werden aufgefordert, sich ein neues Passwort zu geben.
  • Rufen Sie als nächstes den Dienst Datei > Datensicherung | Zurückholen auf und verfahren, wie in 6.3 Zurückholen einer Datensicherung beschrieben ist. Holen Sie so PDV..., KLV... und ggf. ADV... zurück.
  • Nach Klick auf  Schließen  wird winprosa automatisch beendet. Nach Neustart können sich nur die Benutzer anmelden, die im Schulnetz offiziellen Zugang zu winprosa haben; die Interimsadministratoren sind ggf. gelöscht.

Wenn Sie unseren Tipps im Abschnitt 6.4 Archvierung der Zeugnisse gefolgt sind, dann haben Sie regelmäßig Archivdateien der von Ihnen ausgestellten Zeugnisse erstellt. Denken Sie daran, dass diese Archivdateien von der winprosa-eignen Datensicherung nicht gesichert werden. Sie müssen also derartige Archive ggf. selbstständig von Hand kopieren. Das ist insbesondere wichtig, wenn Sie den alten PC, von dem Sie winprosa übertragen haben, hinterher aus dem Verkehr ziehen wollen. Genauso muss der Ordner Archiv_bis2009 ggf. von Hand kopiert werden.


 

  8.3 Umzug von winprosa auf einen neuen Server

• Automatischer Umzug

Dieser Programmdienst ist noch nicht freigegeben.

Ab Version 2018.xxxx bietet winprosa im Dienst Datei > Datensicherung | Serverumzug Hilfestellung für den Umzug auf einen neuen Server an (s.r.). Der Umzug geschieht von einem Client aus (als Zwischenstation), der zum alten und zum neuen Server Verbindung hat.

Dieser Dienst ermöglicht den vollautomatischen Umzug auf einen neuen Server. Nach erfogreichem Umzug müssen Sie die Winprosa-Verzeichnisse auf dem alten Server löschen/schreddern.


• Händischer Umzug

Der folgende Text beschreibt die Umzugsproblematik und das Umzugsprinzip für händischen Umzug. Den brauchen Sie z.B., wenn Sie vor dem Upgrade2017 umziehen müssen.

In der Regel wird ein neuer Server als Ersatz für den alten aufgestellt, u.U. mit gleichzeitiger Erweiterung des Verwaltungssnetzes. Dabei werden Servername und Serververzeichnisse (Ordner) oft mit neuen Namen versehen, vor allem dann, wenn neuer und alter Server bis zum Abschluss der Datenübertragung parallel betrieben werden sollen.

Daher kommt meist eine identische Kopie der alten Verzeichnisstruktur auf den neuen Server nicht in Frage. Sie müssen vielmehr eine aktuelle Datensicherung erstellen, von einem Client aus winprosa auf dem neuen Server erstinstallieren und dann vom Client aus dort diese Datensicherung einlesen.

Bei der Wahl des Installations-Clients ist zu beachten, dass dort im persönlichen Startmenü der Programmordner CMH\winprosa erstellt/aktualisiert wird. Wenn dieser Client bereits ein winprosa-PC war, werden dadurch die alten Programmaufrufe überschrieben, mit der Konsequenz, dass an diesem Client nur das neue winprosa aufgerufen werden kann, während an allen anderen Clients noch das alte winprosa aufgerufen wird.

Details siehe auch 3. Installation im Netz und 8.2 Übertragung von winprosa auf einen neuen PC außerhalb des Verwaltungsnetzes.

Installieren Sie also winprosa von diesem Client aus so auf dem neuen Server, wie im vorigen Abschnitt 8.2 für einen gewöhnlichen PC beschrieben ist. Verwenden Sie als Ziellaufwerk ein verbundenes Laufwerk (z.B. Q:; der Laufwerksbuchstabe Q: muss auch auf allen anderen winprosa-Clients verfügbar sein.

Wenn Sie Datenanbindung an ein Partnerprogramm haben, muss i.d.R. auch das Partnerprogramm umziehen. Wenn das geschehen ist, müssen das Partnerprogramm und winprosa informiert werden, wie die Zusammenarbeit ablaufen soll:

 

Bei Anbindung an ASV-BW müssen in winprosa lediglich die Zugangsdaten zu ASV-BW eingetragen werden, wie in 3.4 Anbindung an ASV-BW beschrieben ist.

Bei Anbindung an eines der anderen Partnerprogramme ASS, Atlantis oder SVP-BW müssen Sie winprosa erst auf diesen Datenbanktyp vorbereiten und dann die benötigten Verzeichnisse angeben:

  • Tragen Sie in der Datei ...\winprosa\winprosa.ini in der Sektion [CMH] die zusätzliche Zeile DBN=winprosa.xxx ein, ersetzen Sie dabei xxx durch ass oder atl oder est.
  • Gehen Sie in winprosa in den Dienst Datei > Datenbank > Systemadministration | Datenbank und Verzeichnisse. Dort wird in der unteren Hälfte des Fensters rechts der (neue) Stammdantenbanktyp angezeigt (s.r.).
  • Tragen Sie links bei Schnittstellendatenbank den  Standard  ein.*)
  • Tragen Sie links bei Schülerverwaltung den Ordner der Stammdatenverwaltung ein.

*) Der Standard ist normalerweise das winprosa-Datenbankverzeichnis, also ...\winprosa\daten\datenbank oder ...\wprdaten\datenbank. Sehen Sie aber auf dem alten Server nach einem ev. anderen dort gewählten Ordner und übertragen Sie die Anordnung sinngemäß.

Auf jedem weiteren winprosa-Client muss der freigegebene und mit dem Laufwerksbuchstaben Q: verbundene neue Schulverwaltungsordner mit dem gleichen lokalen Laufwerksbuchstaben (im Bsp. also Q:) verbunden werden. Da sich der Zugriffspfad auf den neuen Server geändert hat, müssen Sie von jedem dieser Clients aus jetzt noch das Programm Q:\winprosa\setup\csetup.exe (o.ä.) starten. Dadurch wird auf jedem Client der Programmordner CMH\winprosa im persönlichen Startmenü eingerichtet bzw. aktualisiert.

Für alle winprosa-Clients gilt: Falls dort jeweils außerhalb des Startmenüs weitere Programmaufrufe/Links vorhanden waren (Taskleiste, Startseite, Desktop usw.), müssen diese entfernt werden, denn sie zeigen noch auf die alten Verzeichnisse auf dem alten Server.

Daher muss sichgestellt werden, dass während des Umzugs auf den neuen Server vom keinem Client aus auf den alten zugegriffen wird.

Auf die gleiche Weise können Sie später jederzeit weitere Clients einbinden und zu winprosa-PCs machen.

Beachten Sie Ausführungen zur Sicherung von Zeugnis-Archiven am Ende des Abschnitts 8.2.


Inhalt




 

9. Problembehandlung / Mehrfachinstallation

Thema überspringen 9.1 winprosa braucht das Startmenü  9.2 Sichere Mehrfachinstallation  9.3 Hilfe bei Problemfällen

Wenn Sie winprosa ganz normal standardisiert installiert hatten und das Programm "rund" läuft, sind die folgenden Absätze jetzt nicht von Bedeutung und können getrost überlesen werden.

Wenn Sie aber wissen wollen, wo/wie winprosa bei Ihnen installiert ist oder wenn Sie diesbezügliche Sonderwünsche hegen, dann lohnt sich das Weiterlesen. Dafür sind aber Grundkenntnisse über Windows nötig.

Dies gilt insbesondere, wenn Sie Probleme haben, z.B., wenn winprosa sich bei Updateversuchen sperrig verhält.

winprosa ist seit 2001 auf dem Markt. Damals war Windows 2000 aktuell, seither sind Windows XP, Windows Vista, Windows 7, 8 und 10 erschienen. Wenn man bei einem PC von einer typischen Lebenserwartung von drei bis fünf Jahren ausgeht, hat eine Schule, die von Anfang an mit winprosa gearbeitet hat, drei bis vier Umzüge von winprosa auf neue Verwaltungs-PCs teils unter Wechsel des Betriebssystems organisieren müssen und ist dabei wahrscheinlich von Einzel-PCs auf ein Verwaltungs-Netz umgestiegen, vielleicht sogar auf ein zentrales/städtisches Netz.

Zusätzlich hat sich die Hardware (Festplatten werden immer größer) und die Software (Windows wird immer besser gegen Malware geschützt, das Bedienungskonzept ändert sich daher laufend) immer weiter entwickelt. Und das "Personal" hat auch sicher gewechselt: die jeweils zuständigen winprosa-Administratoren/Oberstufenberater haben u.U. unterschiedliche Vorstellungen verwirklicht, wo sie winprosa residieren lassen wollten.

Es könnte also der Fall auftreten, dass die winprosa-Installation mittlerweile etwas "zerfleddert" ist. Meist merkt man das daran, dass durchgeführte Updates anscheinend nicht "angekommen" sind oder Dienste nicht mehr sauber arbeiten oder winprosa sich mit Demolizenz meldet, usw. . Manchmal läuft winprosa im Netz eigentlich rund, aber einer der PCs macht Schwierigkeiten. Daher werden in den folgenden Abschnitten Grundlagen dargestellt, Verhaltenstipps gegeben und Rettungs-, bzw. Konsolidierungsmaßnahmen beschrieben.

Dabei ist grundsätzlich zu beachten, dass, wie eingangs beschrieben, winprosa aktuell unter Windows 7 / Windows 8 / Windows 10 auf Einzel-PCs oder im Netz (Windows-Arbeitsgruppe oder -Domäne) läuft. Ältere Windows-Versionen werden nicht unterstützt. Und andere Betriebssysteme müssen den aktuellen Windows-Standard erfüllen.


 

  9.1 winprosa braucht das Startmenü


• Regelfall

Es wurde bereits mehrfach ausgeführt, dass winprosa auf einem PC in der Regel nur einmal installiert werden darf. Dabei werden die Programmaufrufe jeweils im persönlichen Windows-Startmenü des gerade angemeldeten Users abgelegt (links: Windows 7; rechts: Windows 8 ff). Diese Programmaufrufe (Programm-Links) werden später beim Setup/Update-Prozess ausgewertet.

Dieser Prozess greift nämlich ausschließlich auf die Programm-Links mit den Standardnamen im persönlichen Startmenü zu. Sind dort diese Links nicht vorhanden oder falsch, kann winprosa nicht gewartet werden! Programm-Links auf dem Desktop, in der Taskleiste oder sonstwo werden nicht ausgewertet.

Und wenn jemand händisch das öffentliche Startmenü mit den Programm-Links füttert, erzeugt er u.U. große Verwirrung, wenn die andere Ziele haben, weil die zusätzlich ins persönliche Startmenü eingeblendet werden.

Im winprosa-Dienst Datei > Datenbank > Systemadministration | Datenbank und Verzeichnisse können Sie erkennen, wo winprosa "wohnt" und diese Info muss sinngemäß auch in den Programm-Links im Startmenü erscheinen (und natürlich ggf. in allen weiteren Links).


• Typische Denkfehler

Wenn ein Anwender während eines Update-Prozesses versehentlich die im Setup-Fenster vorgegebene Verzeichnisstruktur ändert, richtet der Update-Prozess die neuen Ordner am neuen Ort ein und passt die Programmaufrufe im Startmenü an die neuen Gegebenheiten an. Die alten Ordner werden aber nicht verändert; d.h., die Daten bleiben samt Programm am alten Ort erhalten, können aber nicht mehr vom Programm am neuen Ort bedient werden, da ja die Programm-Links im Startmenü auf die neue Ordnerstruktur am neuen Ort verweisen. Somit gibt es nun zwei winprosa-Installationen auf einem PC, eine "tote" mit Daten am alten Ort und eine aktive ohne Daten am neuen Ort.

Wenn ein Anwender auf die Idee kommt, neben der "scharfen" Installation mit den Echtdaten absichtlich noch eine Test-Installation mit Spieldaten auf dem gleichen PC einzusetzen, gerät er in das gleiche Dilemma, wie eben beschrieben.

Wenn Sie unbedingt neben der Arbeit mit Echtdaten auch mit Testdaten spielen wollen, dann installieren Sie eine zweite Version von winprosa auf einem anderen PC, ggf. außerhalb des Netzes, z.B. auf einem Notebook; das können Sie dann auch mal mit aktualisierten Daten in eine Zeugniskonferenz mit nehmen. Details hierzu siehe in 8. Übertragung von winprosa auf einen neuen PC.


Andererseits wird im Abschnitt 4.2 winprosa an die Taskleiste anheften / auf dem Desktop verankern beschrieben, wie man zusätzliche Programmaufrufe für winprosa im System ablegen kann (s. auch r.o.). Diese kann man sogar umbenennen. So könnte man in der Taskleiste einen Link winprosa und einen weiteren winprosa-test unterbringen. Damit würde man das oben beschriebene Dilemma umgehen und sich dafür ein anderes einhandeln:

Der Setup/Update-Prozess verwendet nämlich immer, wie eingangs erwähnt, die Programm-Links mit den Standardnamen im persönlichen Startmenü. Damit wird beim Updaten höchstens eine der beiden Programmversionen automatisch aktualisiert. Die andere, also z.B. winprosa-test, bleibt zunächst veraltet. Hat keine der Versionen Stadardaufrufe im Startmenü (z.B., weil die dort versehentlich gelöscht oder verschoben worden waren), dann geht der Setup-Prozess von einer Neuinstallation aus. Wer jetzt nicht aufpasst und die Standardpfade wählt, erzeugt nun sogar eine dritte Version und damit noch mehr Chaos.

Wenn man aber winprosa-test beim Updaten "von Hand" anspricht, indem man deren Startordner im Setup-Fenster einträgt, dann kann man auch winprosa-test aktualisieren. Aber dabei werden auch die Einträge im Startmenü "aktualisiert": hatten diese vorher unter dem Namen winprosa auf winprosa verwiesen, verweisen diese nun unter dem gleichen Namen auf die falsche winprosa-Version winprosa-test.


• Für Insider I: Startmenü

  • Unter Windows ist zwischen dem Speicherort des Programms und dem Speicherort des zugehörigen Startmenüeintrags zu unterscheiden. Dabei gibt es zweierlei Startmenüs, das öffentliche und das persönliche.
    In W10 spricht MS einfach vom Dateipfad und meint je nach Aufruf den Dateipfad zum Programm oder den Dateipfad zum Startmenüeintrag.
    In W8 spricht MS vom Speichort und meint damit den Speichort des Programms oder den Speicherort des Startmenüeintrags.
    In W7 vermeidet MS eine Benennung und spricht nur vom Öffnen und meint damit Öffnen des Programmspeicherorts oder Öffnen des zugehörigen Startmenüspeicherorts.
  • Die Speicherorte dieser Menüeinträge erreichen Sie daher direkt auf der Startseite/Startliste/Start über das Kontextmenü der Programmkacheln: in W10 über Mehr > Dateipfad öffnen; in W8 über Mehr > Speicherort öffnen und in W7 über Start > Alle Programme || öffnen
  • Für W7 - W10 gilt gleichermaßen:
    Das persönliche Startmenü des Benutzers nnnn ist abgelegt in  C: > Benutzer > nnnn > Appdata > Roaming > Microsoft > Windows > Startmenü  (C:\Users\nnnn\AppData\Roaming\Microsoft\Windows\Start Menu\ ,  Schnellaufruf: shell:common start menu).
    Das gemeinsame öffentliche Startmenü aller Benutzer (wird von winprosa nicht genützt) ist abgelegt in  C: > ProgramData > Microsoft > Windows > Startmenü  (C:\ProgramData\Microsoft\Windows\Start Menu\ ,  Schnellaufruf: shell:start menu).
    Und die Taskbareinträge werden abgelegt in C: > Benutzer > nnnn > Appdata > Roaming > Microsoft > Internet Explorer > Quick Launch > User Pinned > TaskBar (C:\Users\nnnn\AppData\Roaming\Microsoft\Internet Explorer\Quick Launch\User Pinned\TaskBar\ ,  Schnellaufruf: shell:user pinned).

• Für Insider II: Benutzerprofile

Das Startmenü ist immer Teil des Benutzerprofils. Und so wie es unterschiedliche Startmenüs gibt, gibt es unterschiedliche Benutzerprofile. Ein Benutzerprofil ist die Konfiguration eines Benutzerkontos unter Windows.

Die Benutzerprofile waren früher unter Dokumente und Einstellungen (documents and settings) abgelegt und ab W7 unter Benutzer (users). Für jedes Profil gibt es einen eigenen Ordner mit Ordnername = Anmeldename des Users.

Windows unterscheidet lokale Benutzerprofile (local profiles), servergespeicherte Benutzerprofile (roaming profiles) und servergespeicherte verbindliche Benutzerprofile (mandatory profiles).

  • Lokale Profile sind der Standard an jedem PC. Wer sich am PC anmeldet, erhält ein persönliches Profil erstellt/zugewiesen, in dem in Zukunft alle persönlichen Einstellungen und Daten abgelegt werden.
    Dort wird ggf. auch das persönliche Startmenü abgelegt, in dem die winprosa-Aufrufe zu finden sind.
  • Servergespeicherte Profile werden, wie der Name sagt, nicht lokal, sondern auf dem Server gespeichert. Sie dienen also wandernden Mitarbeitern, damit diese an jedem PC nach Anmeldung ihne gewohnte Umgebung vorfinden. Hat man ein servergespeicherte Profil, dann wird kein lokales verwendet.
    Neue Eintragungen im Profil werden aber erst dann für zukünftige Verwendung auf dem Server gespeichert, wenn man sich am PC abgemeldet hat. Wenn also winprosa neu eingerichtet wurde, ist der Startmenülink erst nach Abmelden am "alten" PC und anschließendem Anmelden am "neuen" PC verfügbar.
  • Servergespeicherte verbindliche Profile sind im Sinne von winprosa am gefährlichten. Sie werden vor allem dann eingesetzt, wenn man verhindern will, dass ein Benutzer sein Profil selber ändert/ergänzt.
    Wird winprosa neu eingerichtet, wird wie üblich ein Startmenüeintrag erzeugt, der aber nie auf dem Server ankommt und daher beim nächsten Anmelden am PC auch wieder verschwunden ist!!!

Da servergespeicherte Profile bei jedem Anmelden vom Server geladen werden müssen und in diesen Profilen i.d.R. alle persönlichen Daten liegen (Dokumente, Downloads, Bilder, ...; manchmal mehrere GB!!), kann es u.U. recht lange dauern, bis ein Anmeldevorgang abgeschlossen ist.

Das umgehen Terminal-Server-Systeme, indem jeder User sich über seinen Terminal-PC direkt auf dem Server anmeldet und dort sein Profil vorfindet. Da winprosa auf einem PC mehrfach gestartet werden kann, entstehen beim derartigen Einsatz von winprosa auf dem Server eigentlich keine Probleme. Dafür handelt man sich andere Schwierigkeiten ein, zumal MS hier anscheinend semioptimale Lösungen vorhält.

Spätestens hier schlägt die Stunde der IT-Dienstleister, die wegen des eben gesagten oft externe Terminal-Server-Lösungen anbieten.


 

  9.2 Sichere Mehrfachinstallation

Zum Lösen einer Datenbankanbindung reichen die winprosa-Bordmittel, genauso zum Umstieg auf ASV-BW. Auch der Umzug auf einen neuen Server wird mit winprosa-Bordmitteln duchgeführt, wie in 8.3 Umzug von winprosa auf einen neuen Server dargestellt ist. Deshalb braucht es also keine Mehrfachinstallation von winprosa.


Es gibt aber zwei Situationen, in denen man sinnvollerweise ("kurzfristig") mit zwei winprosa-Versionen auf einem PC/Server arbeiten möchte, nämlich anlässlich des Umstiegs von einer ("alten") Datenbankanbindug zu einer anderen ("alten") oder zur Bereinigung einer verworrenen Verzeichnisstruktur.

Dafür ist aber ein gewisses Verständnis für die "Technik" und eine vertiefte Exaktheit bei der Bedienung nötig.


• Umstieg von einer Datenbankanbindug zu einer anderen

Mittlerweile wird man kaum noch zu einer alten Datenbankanbindung wechseln wollen und ein möglicher Wechsel zu ASV-BW ist in winprosa direkt vorbereitet. Der folgende Abschnitt ist also i.d.R. nur für Spezialfälle gedacht. Wir gehen dabei in der Beschreibung vom Stand 2018.xxxx aus.

Angenommen, Sie arbeiten mit dem Datenbanktyp CMH (= wpr) und wollen umsteigen auf den Datenbanktyp SVP-BW. Die bereits in winprosa im Datenbanktyp CMH vorhandenen Schüler sollen weiter dort bleiben. Ein zweites winprosa mit Datenbanktyp SVP-BW soll die neuen Zehntklässler und deren Nachfolger aufnehmen.

Nehmen wir weiter an, Ihr altes winprosa mit CMH-Anbindung residiert in c:\cmh\winprosa\ und die Daten sind, wie früher üblich in c:\cmh\winprosa\daten\ abgelegt. Führen Sie dann folgende Schritte durch (eventuell kann der Schulinformatiker helfen):

  1. Legen Sie auf dem Desktop Kopien der Programm-Links winprosa und wprklausur aus dem Startmenü an, wie in Abschnitt 4.2 beschrieben ist.
  2. Benennen Sie diese um in z.B. winprosa-cmh und wprklausur-cmh.
  3. Installieren Sie winprosa erneut mit der aktuellen setup-p.exe. Geben Sie dabei im Setup-Fenster als Programmpfad z.B. c:\cmhneu\ und als Datenpfad/Basisverzeichnis z.B. c:\cmhneu\wprdaten\ an, also ein anderes Startverzeichnis (s. Abschnitt 2.3).
  4. Wiederholen Sie Punkt 1 exakt, falls Sie vergessen hatten, bei der eben durchgeführten Installation Dektop-Links zu erzeugen.
  5. Benennen Sie die neuen Links um in z.B. winprosa-svp und wprklausur-svp.
  6. Starten Sie winprosa-svp erstmalig und vollenden die Installation, wie in Abschnitt 4 beschrieben ist.
  7. Tragen Sie in der Datei winprosa.ini in der Sektion [CMH] die Zeile DBN=winprosa.est ein (für Atlantis DBN=winprosa.atl, für ASS DBN=winprosa.ass).
  8. Starten Sie winprosa-svp neu und geben im Dienst Datei > Datenbank > Systemadministation | Datenbank und Verzeichnisse die Pfade zur Stammdatenverwaltung ein, wie in Datenanbindung u. -Übernahme und in 8.3 Umzug von winprosa auf einen neuen Server beschrieben ist.
  9. Kopieren Sie ggf. die Ordner Daten\Archiv\ und winprosa\Archiv_bis2009\ von cmh nach cmhneu an die entsprechenden Stellen.

Mit der alten Programmversion müssen Sie mindestens noch drei Jahre arbeiten. Von allen Schülern mit Abitur sollten Sie die Zeugnisse archivieren, von NGO-Abbrechern sicherheitshalber den schulischen Teil des Fachhochschulzeugnisses erstellen.

Mindestens einmal pro Jahr müssen Sie beide Programmversionen updaten. Wie eingangs beschrieben wurde, erscheinen nach dem Start der Setup-Prozedur im Setup-Fenster die Daten derjenigen Version, die übers Startmenü gefunden wird. Z.B. steht dann in der Instal­lations­verzeichnis-Zeile der Programmpfad c:\cmhneu. Da in einem Programmpfad nur eine Programmversion residieren kann, reicht dieser Eintrag zur Identifizierung. Führen Sie also den Setupvorgang durch. Starten Sie die Prozedur erneut und geben dabei in der Installationsverzeichnis-Zeile den anderen Programmpfad c:\cmh an.


 

• Bereinigung einer verworrenen Verzeichnisstruktur

Wie zu Beginn von Kap. 9 gesagt wurde, kann die Ordnerstruktur von winprosa im Laufe der Zeit im Zusammenhang mit dem Umzug auf neue PCs oder durch die Einwirkung mehrerer Oberstufenbetreuer recht verworren geworden sein. Zu erkennen ist das am nicht mehr nachvollziehbaren Prinzip der zwei Basisverzeichnisse oder an mehrfach vorkommenden Ordnernamen innerhalb der Ordnerstuktur (siehe auch 1.4 Mögliche Ordnerstrukturen und 2.4 Ordnerhierarchie) oder an mehreren (parallelen) Installationen.

Beispiele aus der Praxis
- für mehrfach vorkommende Ordnernamen in einer Basisverzeichnis-Struktur:

  VerzeichnisseSchule ASchule B
  Progr.-Verz.: p:\ngodaten\winprosa\ q:\winprosa\daten\arbeit\winprosa\
  Daten-Verz.: p:\ngoberater\sicherung\ q:\winprosa\daten\
  Datenbank-Verz.: p:\ngoberater\sicherung\datenbank q:\winprosa\daten\arbeit\winprosa\daten\datenbank
  Partner-Verz.: p:\ngoberater\sicherung\winprosa q:\winprosa\daten\arbeit\winprosa

  rot: widersprüchliche Bezeichnungen; blau/grün: Dubletten;   vermutlich liegen geschachtelte Mehrfachinstallationen vor.

- für Mehrfachinstallationen, erkennbar an unterschiedlichen Programm-Basisverzeichnissen an ein und demselben PC:

  c:\cmh\winprosa\
  p:\winprosa\
  p:\cmh\winprosa\

  Hier ist die Frage, welche Version wird eigentlich gestartet beim Programmaufruf? Und welcher Programmaufruf steht im pers. Startmenü?

In solchen Fällen vereitelt die Setup-Prozedur ab 2018 u.U. die Updateversuche. Dann ist die vordringlichste Auftgabe, herauszufinden, welches die aktuelle/aktive Installation ist und wo deren lökale Datensicherungen sind.

Den "Wohnort" von winprosa finden Sie über den Eigenschaftendialog des von Ihnen benutzten Aufruf-Link heraus. Ohne Hintergrundwissen können Sie auch winprosa selbst befragen im Dienst Datei >Datenbank > Systemadministration | Datenbank und Verzeichnisse (s.r.). Im Bild sind Programm-Basisverzeichnis und Daten-Basis­verzeichnis erkennbar.

Dann gibt es zwei Vorgehensweisen:

A)
Neuinstallation von winprosa ist die Standard-Lösung, vorausgesetzt, es sind Datensicherungen vorhanden.

Der kassische Gang wäre dann: Sicherungen retten (z.B. auf einen Stick), winprosa deinstallieren, winprosa neu installieren, Sicherung vom Stick zurückholen, fertig.

Als praktischer hat sich aber die (vorübergehende) Mehrfachinstallation von winprosa erwiesen, wie sie ähnlich im vorigen Abschnitt beschrieben ist. Aber die Programmlinks müssen nun nicht gesondert bearbeitet werden. Das Vorgehen gilt im Wesentlichen gleichermaßen für Einzel- und für Server-Installationen.

Gehen Sie folgendermaßen vor (auch hier kann der Schulinformatiker gut helfen):

  1. Erstellen Sie eine aktuelle Datensicherung (Details siehe 6.2 Sicherung der Daten von Hand).
  2. Benennen Sie die aktuelle Ordnerstruktur um, z.B. cmh → cmh-alt .
  3. Installieren Sie winprosa neu mit der aktuellen setup-p.exe und wählen Sie die Installationsart Standard-Ordner z.B. im alten Laufwerk (Details siehe 2.3 Individualinstallation). Dort befindet sich nun das neue winprosa in den Ordnern cmh\winprosa und cmh\wprdaten.
  4. Wenn die Setup-Prozedur die Neuinstallation verweigert, gibt es andere verbotene Mehrfachinstallationen*). Diese müssen vor weiteren Installationsversuchen umbenannt werden (weiterführende Details siehe in 9.3 Hilfe bei Problemfällen).
  5. Starten Sie winprosa im Demo-Modus (Details siehe 4.3 Vorarbeiten und Systemadministration).
  6. Falls Sie Datenanbindung an alte Partnerprogramme haben, tragen Sie in der Datei winprosa\winprosa.ini in der Sektion [CMH] für SVP-BW die Zeile DBN=winprosa.est zusätzlich ein (für Atlantis DBN=winprosa.atl, für ASS DBN=winprosa.ass).
    Tragen Sie nach Neustart von winprosa im Dienst Datei > Datenbank > Systemadministration | Datenbank und Verzeichnisse die Pfade fürs Partnerprogramm ein, wie in Datenanbindung u. -Übernahme und in 8.3 Umzug von winprosa auf einen neuen Server beschrieben ist.
  7. Holen Sie eine Datensicherung aus cmh-alt\...\sicherungen zurück (Details siehe 6.3 Zurückholen einer Datensicherung).
  8. Kopieren sie ggf. den Ordner cmh-alt\winprosa\Archiv_bis2009 nach cmh\winprosa.
  9. Kopieren Sie ggf. das Archiv cmh-alt\winprosa\daten\Archiv nach cmh\wprdaten\.

*) Typische verbotene Mehrfachinstallationen stammen meist von verkorksten Installationsversuchen. Dabei können mehrere Laufwerke beteiligt sein.

Ab sofort können Sie das neue winprosa normal starten; das alte (verworrene) winprosa ist nicht mehr aufrufbar und kann demnächst gelöscht werden (wenn Sie sicher sind, dass alle Daten übertragen sind). Beachten Sie bitte die Hinweise im folgenden Abschnitt.


B)
Sind zwar mehrere parallele Installationen vorhanden, aber die "echte" zweifelsfrei erkannt und (relativ) klar und eindeutig strukturiert, dann genügt es u.U., die "falschen" umzubenennen und anhand eines neuerlichen Updateversuchs zu prüfen, ob die Setup-Prozedur damit klarkommt und die Programmaufrufe nun überall stimmen.


 

  9.3 Hilfe bei Problemfällen

• Grundlagen: Normalstart und Fehlstart

- Programmaufrufe/Programmlinks:

Prinzipiell sind neben den Programmaufrufen/Programmlinks im persönlichen Windows-Startmenüs noch (mindestens) vier weitere Orte mit den Programmaufrufen möglich: in der Startseite/Schnellstartleiste, direkt in der Taskleiste, in einer neuen Symbolleiste in der Taskleiste, auf dem Desktop.

Die entsprechenden Programmaufrufe müssen natürlich identisch sein. Das ist immer dann der Fall, wenn diese Links über die System-Dienste erzeugt worden waren und keiner mehr nachträglich daran gefummelt hat!

Über den Eigenschaften-Dialog im jeweiligen Kontextmenü eines Programmlinks können Sie den Zielordner (= "Wohnort" von winprosa ) des Links überprüfen.

Wenn IT-Dienstleister eigene Programmlinks anlegen (z.B. für Novell ZENworks), kann damit winprosa zwar normal gestartet werden, aber nicht geupdatet werden!

Im Folgenden muss zwischen Programmstart und Updatestart unterschieden werden.


- Programmstart:

1.
Im Regelfall wird winprosa oder wprKlausur über einen der entsprechenden Links gestartet und läuft dann störungsfrei.

2.
Startet das Programm nicht, dann zielt der Link vermutlich ins Leere. Das kann z.B. passieren, wenn ein Netzausfall vorliegt (LAN oder WLAN gestört, Serverausfall usw.) oder ein Festplattenfehler aufgetreten ist.

Windows versucht dann zu helfen (s.l.), was im schlimmsten Fall in einer Katastrophe endet, wenn Windows "zufällig" eine "Karteileiche" entdeckt und die zum Gebrauch vorschlägt (s.r.) und der Anwender nicht durchblickt und dankbar die "Lösung" annimmt. Perfiderweise sucht Windows nach einer kurzen Schampause auch ohne Aufforderung und bietet dann ggf. die Karteileiche eigenmächtig an.

Korrigieren und Löschen sind daher i.d.R. als Problemlösung nicht geeignet.

3.
Dass winprosa auf einigen PCs im Netz normal läuft, auf anderen aber nicht, kann bei ordnungsgemäßer Installation nicht sein, denn dann greifen alle PCs auf die gleichen Programme und Daten auf dem Server zu und das über die überall gleichen Stantmenü-Einträge. Details siehe 3. Installation im Netz


- Updatestart:

1.
Im Regelfall ist winprosa ordentlich installiert, also findet die Setup-Prozedur die Startmenüeinträge und dadurch die Basisordner und führt das Update durch, wenn winprosa nirgends aktiv ist. Details zum Update siehe 5. .../Programm-Updates/...

2.
Andernfalls erhalten Sie eine Meldung (s.r.) und können auf Suche nach den aktiven winprosa-PCs gehen, um dort die Programme zu beenden.


3.
Sind keine Startmenü-Einträge und keine winprosa-Basisordner vorhanden, liegt logischerweise eine Neuinstallation vor, wie in 2. Installation auf einem Einzel-PC (lokal) oder in 3. Installation im Netz beschrieben ist.

Wenn die Setup-Prozedur keine Startmenü-Einträge findet, dann geht sie also von einer Neuinstallation aus und bietet daher leere Basisverzeichnispfade zum Definieren an (s.r.), obwohl eventuell Basisverzeichnisse einer aktuellen winprosa-Installation vorhanden sind und nur deren Startmenü-Einträge "verloren" gegangen sind.

Hier ist also Vorsicht geboten. Sie können aber versuchen, den Programm-Basispfad bis zum Pflichtverzeichnis winprosa auszuwählen. Den Daten-Basispfad entnimmt die Setup-Prozedur dann der gefundenen winprosa.ini.


4.
Wenn die Setup-Prozedur wohl Startmenü-Einträge, aber keine zugehörigen Basisverzeichnisse findet (z.B. Netz down), meldet sie dies (s.l.) und bietet dann den gefundenen Startmenü-Eintrag an (s.r.), obwohl das zugehörige Verzeichnis nicht gefunden worden war.

Aber Vorsicht: Der Programm-Basispfad (blau umrahmt) stammt aus dem Startmenü-Eintrag, aber der Daten-Basispfad (rot umrahmt) käme aus der nicht gefundenen winprosa.ini und ist daher nur geschätzt; er braucht also nicht zu stimmen.

5.
Im Regelfall spielt nur das persönliche Startmenü eine Rolle. Aber aus historischen Gründen oder weil ein Dienstleister entsprechend eingegriffen hatte, können sich Startmenüeintäge auch ins öffentliche Startmenü "verirrt" haben. Das kann zu Fehlinstallationen führen, vor allem, wenn die beiden Einträge nicht übereinstimmen. Daher erkennt die Setup-Prozedur seit November 2018 derartige "verbotenen" Einträge und weist darauf hin.

Dabei sind folgende Fälle zu unterscheiden:

  • nur persönlicher Eintrag vorhanden: Regelfall.
  • nur öffentlicher Eintrag vorhanden: Nach Fehlerwarnung (s.r.o.) wird der verwendet und ins persönliche Startmenü übernommen.
  • öffentlicher und persönlicher Eintrag vorhanden: Nach Fehlerwarnung (s.r.) wird der persönliche Eintrag verwendet, der andere ignoriert.

Die Fehlerwarnung benennt den Sachverhalt genau und fordert zum Entfernen des öffentlichen Eintrags auf. Der User muss sich natürlich vergewissern, dass die angebotenen Basisordner der tatsächlichen Installation entsprechen.


Wenn Sie trotz Hilfe dieser Grundlagen winprosa nicht zum Laufen bekommen oder winprosa hängen bleibt, helfen vielleich die folgenden Absätze.



• Vorsorge: Datenbank packen

Derzeit kann die Datenbank von winprosa 1500 Schülerdatensätze aufnehmen. Das entspricht 15 Jahrgängen zu je 100 Schülern (incl. der Koop-Schüler und der "gelöschmerkerten"!). Es ist nicht empfehlenswert zu testen, wie winprosa auf einen Überlauf in der zentralen Datenbank reagiert!

Wenn Sie den Füllgrad der Datenbank überprüfen wollen, klicken Sie im Dienst Bearbeiten > schülerweise | Stammdaten auf das Symbol , dann können Sie rechts im Schülerfilter alle Schüler durch blättern und sehen oben die Anzahlen (eigene + Koop + gelöschmerkerte). Durch nochmaligen Klick auf das Symbol laden Sie wieder den aktuellen Jahrgang.

1.
winprosa bediente die Jahrgänge von 2004 an. Da 2010 eine große NGO-Reform inkraft trat, kann winprosa keine Schüler der Jahrgänge 2004 bis 2009 mehr verarbeiten. Diese Jahrgänge sind spätestens mit dem Upgrade 2017 automatisch gelöscht worden.

2.
Wenn Sie sich von weiteren "Altlasten" trennen wollen, starten Sie den Dienst Datei > Datenbank > Datenbank packen. Im Auswahlfenster stellen Sie den Jahrgang ein, bis zu dem die Schüler-Datensätze entfernt werden sollen. Details hierzu finden Sie in Stammdatenverwaltung > 4.4 Endgültiges Löschen von Schülern.

3.
Weitere Altlasten entfernen Sie im Dienst Datei > Datenbank > Systemadministration | Diverse. Dort können Sie alte Programmdateien und alte Setupversionen löschen.


• Nachsorge: Troubleshooting

Für die folgenden Ausführungen kann es sinnvoll sein, den Schulinformatiker um Hilfe zu bitten.

Wie z.B. in 1.4 Mögliche Ordnerstrukturen beschrieben, benötigt winprosa prinzipiell zwei Basisverzeichnisse, eines für die Programme und eines für die Daten. Demzufolge sprechen wir im Folgenden vom Programmpfad und vom Datenpfad.

Die Programmaufrufe für die cmH-Programme sind immer im persönlichen Startmenü in der Programmgruppe CMH untergebracht. Dieses Startmenü finden Sie unter C:\Users\nnnn\AppData\Roaming\Microsoft\Windows\Start Menu\Programs. nnnn ist der aktuelle Anmeldename. Schneller öffnen Sie dieses Startmenü über die Eingabe von shell:start menu in der Adresszeile des Dateiexplorers.

Wenn Sie Programmaufrufe auf der Startseite, der Taskleiste oder dem Desktop ablegen wollen, müssen das immer Kopien der Programmaufrufe aus dem Startmenü sein! Nur so ist sichergestellt, dass die Programm-Links identisch sind (es darf nur ein winprosa geben!).


A) Bergen der Sicherungsdateien

Wenn winprosa nicht mehr läuft, ist das Erste die Suche nach der aktuellsten externen Datensicherung. Hat man keine oder hat man den Verdacht, dass es neuere interne Datensicherungen gibt, ist das Nächste die Bergung aller internen Datensicherungen aus dem winprosa-Sicherungsverzeichnis (siehe auch 6. Datensicherung / Archivierung).

Falls die Vermutung besteht, dass die aufgefundenen internen Datensicherungen veraltet sind, z.B. weil man weiß, dass laufend Datensicherungen erstellt werden, liegt der Verdacht nahe, dass ungewollte Mehrfachinstallationen vorliegen. Es ist nicht eindeutig klar, welche die aktuelle mit den jüngsten Datensicherungen ist/war. Also müssen ggf. alle Sicherungsverzeichnisse aufgespürt werden, siehe C) ff. .


B) Reduzierter Programmstart

Wenn winprosa immer normal gelaufen war und nun plötzlich nach dem Start abbricht, können Sie versuchen, den Fehler einzugrenzen, indem Sie das Programm reduziert neu starten, indem Sie einige der folgenden Optionen anhaken, bzw. die Haken entfernen (s.r.):

  • Starten, ohne die letzten Fenstereinstellungen zu laden,
  • ohne die Datenbank zu öffnen,
  • ohne die automatische Sicherung durchzuführen.

Wenn das Programm dann startet, können Sie im Dienst Datei > Datenbank > Sytemadministration | Datenbank und Verzeichnisse die Verzeichnisstruktur auslesen, die winprosa erwartet und diese sinngemäß mit nebenstehendem Bild vergleichen (s.r.). Sind keine Auffälligkeiten zu erkennen, können Sie versuchen, eine Datensicherung einzulesen (siehe 6.3 Zurückholen einer Datensicherung).

 

Wenn winprosa gar nicht startet oder keine Daten findet oder sich sonstwie merkwürdig verhält, kann das an einem Bedienungsfehler liegen (z.B. ungewollte Mehrfachinstallation) oder einem Dateisystemfehler/Speicherfehler. Für letzteres ist der IT-Dienstleister zuständig. Bedienungsfehler können Sie vielleicht korrigieren.



C) Aufspüren der winprosa-Installation(en)

Wenn winprosa nicht mehr gestartet werden kann, lässt sich das Programm notfalls (und nur dann!) starten durch direkten Aufruf von winprosa.exe an dessen Speicherort. Also muss man herausfinden, wo überall winprosa.exe abgelegt ist.

Dort ist auch die Datei winprosa.ini zu finden, in der die weiteren Informationen für winprosa abgelegt sind.


C1) Aufspüren des Programmpfads

Dazu können Sie den Eigenschaften-Dialog des Kontextmenüs der Programm-Links im Startmenü verwenden.

  • In Windows 7 rechtsklicken Sie auf den Programm-Link von winprosa und wählen direkt  Eigenschaften .
  • In Windows 8 rechtsklicken Sie auf den Programm-Link von winprosa und wählen  Speicherort öffnen ; dort öffnen Sie nochmals das Kontextmenü des winprosa-Links und wählen dann  Eigenschaften .
  • In Windows 10 öffnen Sie in der Startliste das Kontextmenü von winprosa, dann gehen Sie zu mehr > Dateispeicherort öffnen; dort öffnen Sie nochmals das zugehörige Kontextmenü und wählen dann  Eigenschaften 

Falls es weitere Programm-Links gibt, z.B. auf dem Desktop oder in der Taskleiste, sind über deren Kontextmenüs auch deren  Eigenschaften  zu prüfen.


C2) Eigenschaften-Dialog

In jedem Eigenschaften-Dialog steht in der Zeile Verknüpfung | Ziel der vollständige Programmpfad (also einschl. Programm). In der Zeile Verknüpfung | Ausführen in steht der Programmpfad (ohne Programm).

Damit kennt man die Speicherorte aller winprosa-Programmordner (Programmpfad) auf dem PC, die über Links erreichbar sein solten oder erreichbar waren.


C3) Aufspüren des Datenpfads

Um den jeweils zugehörigen Datenpfad zu finden, starten Sie die Setup-Prozedur setup-p.exe und wählen im Setup-Fenster (s.r.) in der oberen Zeile der Reihe nach einen der gefundenen Programmpfade mittels aus. In der unteren Zeile blendet die Prozedur jeweils den zugehörigen Datenpfad ein.


D) Suche "verlorengegangener" winprosa-Installation(en)

Wenn aber keine der so auffindbaren Versionen die Daten, bzw. Datensicherungen enthält, gibt es vielleicht eine Version, zu welcher der Programm-Link "verlorengegangen" ist. Dann müssen Sie diese Version im Datei-Explorer aufspüren; lassen Sie nach winprosa.exe (Art=Programm) suchen, finden Sie das Programmverzeichnis, lassen Sie nach datenbank (Art=Ordner) suchen, finden Sie das Datenverzeichnis, das die Datenbank enthält und in dessen "Nähe" das Sicherungsverzeichnis zu finden ist.

Links wurden zwei Programm-Installationen gefunden, eine erste in c:\cmh\ und eine zweite in d:\sv\.

Aber rechts wird nur ein Datenbankverzeichnis gefunden, nämlich in d:\sv\winprosa\. Somit handelt es sich bei der ersten Installation um eine hoffentlich noch vollständige, während der zweiten Installation die Daten fehlen (vielleich ist sie nie fertig gestellt worden).

Es wäre nun einen Versuch wert, die erste Installation direkt in deren Programmverzeichnis zu starten.

Falls die Zuordnung von Programversion und zugehörigen Daten unklar ist, können Sie wie zuvor mittels der Setup-Prozedur die Zuordnung klären.


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10. Verfahrensverzeichnis gem. Landesdatenschutzgesetz (LDSG)


Bekanntlich müssen auch alle Schulen gemäß Landesdatenschutzgesetz (LDSG) Verfahrensverzeichnisse der Verarbeitung personen­bezogener Daten durch öffentliche Stellen in BW führen (§11 LDSG).

Für jedes an der Schule eingeführte Verfahren (z.B. winprosa, Untis, SVP-BW, ASV-BW) ist ein eigenes Verfahrensverzeichnis anzulegen. Dieses erstellt und verwahrt der von der Schule ggf. bestellte behördliche Datenschutzbeauftragte (§10 LDSG).

Hat die Schule keinen eigenen behördlichen Datenschutzbeauftragten bestellt, müssen die Verfahrensverzeichnisse von der Schulleitung erstellt und dem Landesbeauftragten für den Datenschutz gemeldet werden (§32 LDSG).


Die Landesverwaltung unterstützt die Schulen mittlerweile mittels Verfahrensverzeichnis-Online-BW (VV-Online-BW) bei der Erstellung dieser Verfahrensverzeichnisse für mehrere der an den Schulen typischerweise eingesetzten Verfahren. VV-Online-BW ist unter der Internet­adresse https://vvbw.kultus-bw.de zu erreichen (s.r.o.).

Zur Anmeldung benötigen Sie als Benutzername den 8-stelligen Dienststellenschlüssel Ihrer Schule sowie das für Ihre Schule generierte Passwort, das Sie vom Service Center Schulverwaltung im Mai 2012 per eMail erhalten hatten.

Nach Anmeldung sehen Sie die Online-Hilfe zum Verfahren (s.r.). Klicken Sie auf den roten Knopf, um zu VV-Online-BW zu gelangen.


Sie finden die beiden neuesten Muster-Verfahrensverzeichnisse aufgelistet (winprosa und Untis, s.u. rechts). Sie sollten jeweils rechts auf den Knopf in der Spalte Langfassung klicken und so die Langfassung des zugehörigen Word-Dokumentes herunterladenen.

Wollen Sie die anderen Muster-Verfahrens­ver­zeich­nisse bearbeiten/einsehen, dann müssen Sie auf den Knopf "Neues Verfahren erfassen" klicken. In den nun erscheinenden Fenstern sind alle aktuell verfügbaren Muster zur direkten Bearbeitung aufrufbar, winprosa derzeit auf Seite 3 (Details siehe Online-Hilfe/Anleitung von VV-Online-BW).

 



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